En ny anmälningsperiod har börjat – anmälan av ämnen kräver noggrannhet

I verksamhetsanmälan anmäler man ämnesvis om påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation. I anmälan bör det därmed redogöras för alla ämnen som den anmälningsskyldiga har hållit kontakt om under rapporteringsperioden.

Öppenhetsregistret är inte en mötesdagbok, dvs. till registret anmäls inte varje enskilt möte eller dess datum. Även om man haft flera kontakttillfällen om samma ämne under rapporteringsperioden, så räcker det att anmäla ämnet i fråga endast en gång. Antalet ämnen berättar därmed inte om hur många kontakttillfällen den anmälningsskyldiga har haft. Däremot berättar det om hur många ämnen den anmälningsskyldiga har påverkat om under rapporteringsperioden.

Ämnet kan anmälas på två olika sätt

Ämnet för påverkanskommunikationen ska uppges så specifikt som möjligt. Noggrannheten kan till exempel vara på nivån av en enskild politisk, lagstiftnings-, budget- eller utvecklingsåtgärd eller ett projekt. I verksamhetsanmälan kan ämnet anmälas antingen som en fritt formulerad text eller genom att hänvisa till ett projektnummer.

Officiellt projekt

Om påverkan har riktats mot ett officiellt projekt inom statsrådet, kan ämnet anmälas genom att välja alternativet ”officiellt projekt”. I så fall öppnas ett fält i anmälningsblanketten, där man kan söka efter projektets uppgifter genom att ange det officiella projektnumret. När projektets uppgifter har hämtats läggs de till anmälan, och därefter utgör projektet ett ämne för påverkanskommunikation.

Eget ämne

En organisation kan även anmäla ett ämne som de själv definierat genom att välja alternativet ”eget ämne”. Ämnet bör anmälas på finska eller svenska, och ämnesbeskrivningen ska vara 50–600 tecken.

Ämnet redogör för allmänheten vad organisationen har strävat efter att påverka i sina kontakter. Därför är det viktigt att beskriva ämnet på ett sätt som gör det möjligt för en utomstående att förstå vilket ämne organisationen har kontaktat beslutsfattare om och vilka mål de har haft för avsikt att främja.

Ett bra ämne beskriver klart och tydligt vilken slags påverkanskommunikation den anmälningsskyldiga har bedrivit, till exempel:

”Utvidgandet av Statens revisionsverks tillsynsbefogenheter i lagen om kandidaters valfinansiering i syfte att förbättra tillsynsverksamhetens förutsättningar”

Om ämnets beskrivning endast är ”kontakten gällde aktuella ärenden”, så är det inte en tillräcklig redogörelse för den påverkanskommunikation som den anmälningsskyldiga har bedrivit. Om organisationens kontakter har gällt aktuella ärenden, så ska ämnesbeskrivningen redogöra klart och öppet för vilka ärenden som är aktuella för organisationen.

Till ämnet lägger man till alla föremål och kontaktsätt

För varje ämne uppges de föremål för påverkanskommunikation som har påverkats angående ämnet i fråga. I samband med detta anmäls även de huvudsakliga kontaktsätten, till exempel ”telefonsamtal”, om man har diskuterat ämnet med ett föremål via telefon.

Föremål för påverkanskommunikation anges inte i ämnesbeskrivningen, utan de läggs till separat från en sammanställd lista över alla föremål för påverkanskommunikation som avses i lagen för öppenhetsregistret. Listan upprätthålls av Statens revisionsverk.

I verksamhetsanmälan ska man särskilt undvika att nämna personuppgifter för sådana föremål som inte namnges separat i anmälan. Statens revisionsverk kan be den anmälningsskyldiga att radera överflödiga personuppgifter från verksamhetsanmälan.

Statens revisionsverk kan utreda bristfälliga eller felaktiga ämnen

Som registermyndighet övervakar Statens revisionsverk att anmälningsskyldigheten fullgörs. I denna uppgift övervakar revisionsverket även riktigheten av uppgifterna i verksamhetsanmälningarna och utreder misstänkta försummelser som gäller verksamhetsanmälningar.

Om revisionsverket observerar felaktigheter som gäller anmälan av ämnen, så kan revisionsverket kontakta den anmälningsskyldiga. Om det är frågan om lindrigare fel, så strävar revisionsverket i första hand att lösa dessa genom anvisning och rådgivning till den anmälningsskyldiga. Om revisionsverket observerar att uppgifterna om den bedrivna påverkanskommunikationen har redogjorts för bristfälligt i verksamhetsanmälan, så kan revisionsverket även skicka en begäran om utredning till den anmälningsskyldiga.

Om du behöver hjälp med att göra verksamhetsanmälan, kan du kontakta den registeransvarige per epost avoimuusrekisteri@vtv.fi eller per telefon 09 4325888 (vardagar kl. 10–14).