Hur användarna befullmäktigas

1. Uträttande av ärenden för en organisations räkning

Fullmakt att representera en organisation har automatiskt:

• verkställande direktören

• verkställande direktörens ställföreträdare

• enskilda näringsidkare

• föreningsordförande

• personer med namnteckningsrätt (personer som har rätt att företräda en organisation på basis av sin ställning, sin representationsrätt eller prokura).

Representanter för organisationer kan dessutom vara personer som har fått en ärendefullmakt för öppenhetsregistret. Information om hur man ger fullmakt finns i punkt 2.

Öppenhetsregistret får uppgifter om personer som har rätt att uträtta ärenden för en organisations räkning via Suomi.fi-tjänsten från handelsregistret, företags- och organisationsdatasystemet, föreningsregistret eller fullmaktsregistret (fullmakter som getts i Suomi.fi-fullmakter). Öppenhetsregistret får inte uppgifter från stiftelseregistret.

En person som har en i handelsregistret registrerad rätt att företräda en organisation utan personbeteckning kan inte uträtta ärenden för organisationens räkning i öppenhetsregistret. Personbeteckningar har anmälts till och registrerats i handelsregistret från och med 1 januari 1994.

Mer information om hur man uträttar ärenden för en organisations räkning finns i anvisningarna om Suomi.fi-fullmakter under Uträttande av ärenden för en organisation.

2. Beviljande av fullmakt

I punkt 1 nämns de aktörer som automatiskt har behörighet att uträtta ärenden i öppenhetsregistret för en organisations räkning. Övriga personer ska befullmäktigas separat så att de kan logga in i öppenhetsregistrets tjänsteportal.

Fullmakt kan ges till en eller flera personer. Fullmaktsärendet som används i öppenhetsregistret heter ”Anmälan om påverkanskommunikation”. Den befullmäktigade kan uträtta ärenden i öppenhetsregistret för organisationens räkning och göra följande anmälningar om påverkanskommunikation:

• registreringsanmälan

• verksamhetsanmälan

• anmälan om upphörande.

Fullmakter ges på egen hand i Suomi.fi-tjänstens Fullmakter eller så ansöker man om dem med en ansökan. Kontrollera nedan vilket sätt din organisation ska använda.

Föreningar

Befullmäktigande av föreningar beror på namnteckningsstadgan som antecknats i Patent- och registerstyrelsens föreningsregister eller de fullmaktsrätter som getts i Suomi.fi-fullmakter.

Föreningens representant kan befullmäktiga användarna på egen hand i Suomi.fi-fullmakter, om hen har ensamrepresentationsrätt i föreningsregistret eller om hen har getts fullmaktsrätt i Suomi.fi-fullmakter. Se anvisningarna för fullmakt på egen hand under "Att på egen hand ge fullmakter i Suomi.fi-fullmakter".

Om föreningen enligt namnteckningsstadgan företräds av två eller flera personer tillsammans, ska fullmakten sökas med ansökan. Se anvisningarna i punkten "Fullmakt med ansökan".

Företag

Företag kan i regel ge fullmakter på egen hand i Suomi.fi-fullmakter. Se anvisningarna under "Att på egen hand ge fullmakter i Suomi.fi-fullmakter".

Vid behov ansöks fullmakten med en ansökan. Se anvisningarna i punkten "Fullmakt med ansökan".

Stiftelser

Stiftelsernas fullmakt söks alltid med ansökan. Se anvisningarna i punkten "Fullmakt med ansökan".

Eventuella hinder för att ge fullmakt på egen hand i Suomi.fi-fullmakter

Alla organisationer kan inte ge fullmakter på egen hand via Suomi.fi-fullmakter. Orsaken till detta kan till exempel vara

• föreningens namnteckningsstadga, där föreningen representeras av två eller flera personer tillsammans

• att en organisation inte har representanter som antecknats i handelsregistret, såsom stiftelser

• att finländska identifieringsverktyg eller FO-nummer saknas

• vissa organisationer, såsom kyrkor och läroanstalter samt statliga, regionala och kommunala organisationer

• hinder för användningen av elektroniska tjänster.

I dessa situationer ansöker man om fullmakt med en ansökan. Se anvisningarna i punkten "Fullmakt med ansökan".

Att på egen hand ge fullmakter i Suomi.fi-fullmakter

Det finns två sätt att på egen hand ge fullmakter i Suomi.fi-tjänsten: A) Den som befullmäktigas kan begära fullmakt av organisationen för sig själv eller B) Den befullmäktigande organisationen kan ge fullmakten utan separat begäran. Se anvisningarna nedan.

A. Så här ber du själv om fullmakter för att uträtta ärenden för en organisations räkning i öppenhetsregistret:

1. Identifiera dig i Suomi.fi-tjänsten. Du behöver personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

2. Välj "Personliga fullmakter".

3. Välj "Begär fullmakter".

4. Lägg till det företag som fullmaktsgivare för vars räkning du vill uträtta ärenden. Sök företaget med FO-numret eller namnet.

5. Sök fullmaktsärende för öppenhetsregistret. Fullmaktsärendets benämning är "Anmälan om påverkanskommunikation".

6. Ange fullmaktens giltighetstid och skicka begäran om fullmakt.

7. Begäran om fullmakt skickas till en person som har rätt att ge fullmakter i organisationen. Rätt att ge fullmakter har automatiskt bland annat verkställande direktören, föreningsordföranden, en enskild näringsidkare eller någon annan namntecknare som har rätt att ensam företräda organisationen. I vissa fall godkänns begäran om fullmakt tillsammans. Se närmare information om vem som kan godkänna din begäran om fullmakt.

8. Ett meddelande om en inkommen begäran om fullmakt skickas till den som godkänner begäran om fullmakt, om denne har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden. Eftersom meddelandena inte nödvändigtvis är i bruk gör du klokt i att också själv informera organisationen om att du har skickat en begäran om fullmakt.

9. Om du har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden får du ett meddelande om att begäran om fullmakt har godkänts. I annat fall kan du granska skickade begäranden och erhållna fullmakter på sidan "Personliga fullmakter" antingen under "Skickade begäran" eller "Erhållna fullmakter". Fullmakten träder i kraft genast när den har godkänts. En avslagen begäran om fullmakt raderas helt från Suomi.fi-fullmakter.

Så här godkänner en person som har rätt att ge fullmakter en inkommen begäran om fullmakt:

1. Om du har en på registeruppgifter baserad rätt att representera organisationen ensam eller om du har getts fullmaktsrätt i Suomi.fi-fullmakter, kan du godkänna begäran om fullmakt. Begäran om fullmakt kan också godkännas gemensamt av företagets styrelsemedlemmar som antecknats i handelsregistret.

2. Identifiera dig i Suomi.fi-tjänsten. Du behöver personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

3. Välj "Företagets fullmakter".

4. Välj den organisation till vilken begäran om fullmakt har skickats.

5. Godkänn begäran om fullmakt. Kontrollera uppgifterna i begäran och bekräfta fullmakten. Fullmakten träder i kraft genast.

6. Ett meddelande om godkännande skickas till den befullmäktigade, om denne har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden. Du kan se de fullmakter du har gett på sidan "Givna fullmakter". En avslagen begäran om fullmakt raderas helt från Suomi.fi-fullmakter.

B. Så här ger organisationen fullmakter utan separat begäran av den som befullmäktigas:

1. Om du har en på registeruppgifter baserad rätt att representera organisationen ensam eller om du har getts fullmaktsrätt i Suomi.fi-fullmakter, kan du ge fullmakter.

2. Identifiera dig i Suomi.fi-tjänsten. Du behöver personliga bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

3. Välj "Företagets fullmakter" och välj den organisation för vars räkning du vill ge fullmakten.

4. Välj "Ge fullmakter".

5. Välj ärendefullmakt som fullmaktstyp.

6. Fyll i parternas uppgifter.

7. Sök fullmaktsärende för öppenhetsregistret. Fullmaktsärendets benämning är "Anmälan om påverkanskommunikation".

8. Definiera fullmaktens giltighetstid.

9. Bekräfta fullmakten. Fullmakten gäller omedelbart efter bekräftelsen.

Obs. Företagets styrelsemedlemmar kan också ge fullmakter tillsammans, varvid en medlem inleder givandet av fullmakter och de andra godkänner det. Läs mer om att ge fullmakter tillsammans i Suomi.fi-anvisningarna.

Om du har problem med att begära eller ge en fullmakt, kontakta vid behov Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata: tfn 0295 53 5115 (vardagar kl. 9.00–15.00, lna/msa) eller organisaatiopalvelut@dvv.fi.

Fullmakt med ansökan

Alla organisationer kan inte ge fullmakter på egen hand via Suomi.fi-fullmakter. Organisationerna kan då ansöka om fullmakter med en ansökan som behandlas av en tjänsteman vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Handläggningstiden för ansökan är cirka en vecka efter att ansökan har skickats.

Läs mer om fullmakt med ansökan i Suomi.fi-tjänsten. Börja med att utreda kraven så att du får noggranna anvisningar för ansökan.

Vid behov kan du be Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata om mer information om fullmakt med ansökan: tfn 0295 53 5115 (vardagar kl. 9.00–15.00, lna/msa) eller organisaatiopalvelut@dvv.fi.

3. Utländska organisationers fullmakter

Den som använder öppenhetsregistret ska ges fullmakt att uträtta ärenden för organisationens räkning. Största delen av utländska organisationer ansöker om fullmakter med ansökan.

Läs mer om fullmakt med ansökan i Suomi.fi-tjänsten. Börja med att utreda kraven så att du får noggranna anvisningar för ansökan. Handläggningstiden för ansökan är cirka en vecka efter att ansökan har skickats.

4. Kontaktuppgifter i problemsituationer

Om du har problem med fullmakterna, kontakta Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas kundtjänst: Tfn 0295 53 5115 (vardagar kl. 9.00–15.00, lna/msa) eller organisaatiopalvelut@dvv.fi.

Om du har problem eller frågor som gäller uträttande av ärenden i öppenhetsregistret, kontakta öppenhetsregistrets kundtjänst: avoimuusrekisteri@vtv.fi.