Vilken verksamhet anmäls

Med påverkanskommunikation, dvs. lobbning, avses kontakter som syftar till att främja ett visst intresse eller mål direkt eller indirekt genom att man påverkar beredningen av och beslutsfattandet om ett ärende. Intresset eller målet är ofta en politisk, företagsekonomisk eller annan samhällelig fråga som främjas genom att man påverkar till exempel innehållet i en reglerings-, budget-, upphandlings- eller utvecklingsåtgärd eller politisk åtgärd eller inledandet eller avslutandet av en åtgärd. Beredning och beslutsfattande tolkas brett så att till exempel tidig påverkan, då man nödvändigtvis inte ännu har tillsatt något officiellt projekt eller någon officiell arbetsgrupp, ingår i anmälningsskyldigheten.

Rådgivning inom påverkanskommunikation som bedrivs som näringsverksamhet, dvs. konsultation, ska också anmälas till öppenhetsregistret. Den som ger rådgivning kan antingen bedriva direkt påverkanskommunikation för en klients räkning eller ge klienten råd och stöd inom påverkanskommunikation.

Till öppenhetsregistret ska man också anmäla kontakter till föremål för påverkanskommunikation utanför klientrelationen (s.k. PR-verksamhet), om syftet är att skapa kontakter eller utbyta information som är till nytta i rådgivningen inom påverkanskommunikation.

Riksdagen och ministerierna som föremål för påverkan

Till öppenhetsregistret anmäls all påverkanskommunikation och rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen och ministerierna.

Påverkanskommunikationen riktas mot riksdagen eller ministerierna om den gäller riksdagsledamöter, ledamotsassistenter och riksdagsgruppernas personal, ministrar, ministrarnas specialmedarbetare och statssekreterare som har utnämnts för ministrarnas mandatperiod, tjänstemän vid riksdagens kansli, ministerier och utredare som tillsatts av ministerierna.

Läs mer om föremålen här.

Långsiktig och planmässig påverkan

Syftet med öppenhetsregistret är att ge information om all påverkan som gäller beslutsfattandet oberoende av ärendets innehåll, behandlingsskede eller form. Viktigare än ett påverkanstillfälle är dock att påverkan är långsiktig och planmässig.

För att påverkankommunikationen ska lyckas är det viktigt att nätverka och skapa långvariga relationer till beslutsfattarna. Påverkanskommunikationen, dvs. lobbningen, börjar ofta redan innan en beslutsprocess eller ett projekt officiellt inleds och påverkan bedrivs både i officiella och inofficiella kanaler.

Till öppenhetsregistret anmäls påverkanskommunikation som omfattar sammanlagt fler än fem enskilda kontakter med alla föremål under ett kalenderår. Till kontakterna räknas också de tillfällen som äger rum innan ett officiellt projekt eller en officiell arbetsgrupp inrättas.

Man behöver inte registrera sig i öppenhetsregistret om organisationen inte bedriver påverkanskommunikation eller om påverkanskommunikationen är småskalig. Med småskalig påverkanskommunikation avses påverkanskommunikation som bedrivs under ett kalenderår och där kontakterna uppgår till sammanlagt högst fem enskilda kontakter till ett eller flera föremål för påverkanskommunikation.

Sätt att hålla kontakt

Påverkanskommunikation är kontakter som syftar till att påverka beredningen av och beslutsfattandet om ett ärende genom att man främjar ett visst intresse eller mål.

Riksdagen och ministerierna påverkas genom att man håller kontakt med dem på olika sätt. Olika sätt att hålla kontakt är:

• möten ansikte mot ansikte

• webbmöten

• telefonsamtal

• e-post

• textmeddelanden

• kommunikation till exempel i sociala medier

• andra sätt att hålla kontakt.

Oberoende av sättet att hålla kontakt eller vem som har tagit initiativ till kontakten ska påverkan anmälas till öppenhetsregistret, om påverkan riktas mot riksdagen eller ministerierna. Påverkan behöver inte vara ömsesidig.

Aktörer som bedriver påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation är alltid anmälningsskyldiga. Öppenhetsregistret medför inga skyldigheter eller förutsätter inga åtgärder av dem som är föremål för påverkanskommunikation.

Att anmäla ämne

Påverkanskommunikation och dess rådgivning anmäls till öppenhetsregistret utifrån ämne. Till öppenhetsregistret anmäls alla ämnen som påverkanskommunikationen har gällt. Ämnet kan vara exempelvis ett politiskt projekt, ett lagstiftningsprojekt, en budgetåtgärd eller en utvecklingsåtgärd från vilket som helst förvaltningsområde. Ämnet ska beskrivas noggrant och så detaljerat som möjligt i anmälan.

Anmälan om ämnet är fritt formulerad och antalet tecken är begränsat (50–600 tecken). Ämnet för påverkanskommunikation ska anmälas kort och tydligt, men samtidigt ska man uppge så noggrant som möjligt vilket ämne eller projekt, vilken lagstiftning eller budget eller motsvarande man har försökt påverka. Exempel på bra beskrivningar finns i Hankeikkuna (projektinformationstjänst). Om påverkan har riktats mot ett officiellt projekt kan man hänvisa till det direkt med det projektnummer som finns i projektinformationstjänsten. Ämnet ska uppges på finska eller svenska.

Ämnet är avsett att redogöra för den anmälningsskyldiges påverkanskommunikation för allmänheten. De som är intresserade av ämnet kan med hjälp av uppgifterna i registret kontakta parterna för att få mer information. Man ska för varje ämne uppge alla personer som man riktat påverkanskommunikation mot i fråga om ämnet samt kontaktsätten. I samband med anmälan om ämnet uppger man inte när och hur många gånger man har träffat föremålen för påverkanskommunikation.

Ämnet måste också uppges i fall där du stöder kundens påverkansarbete, men inte själv har direkt kontakt med riksdagen eller ministerierna. I sådana fall ska man i anmälan beskriva hur denna rådgivning varit en del av klientens påverkanskommunikation. Ett exempel på detta är en påverkansplan som utarbetats för klienten och med vilken man strävar efter att främja vissa frågor i riksdagen eller ministerierna.

Vilken verksamhet anmäls inte

All kommunikation anmäls inte till öppenhetsregistret. Skyldigheten att anmäla verksamheten till öppenhetsregistret beror på om syftet är att främja ett visst intresse eller mål genom att påverka riksdagens eller ministeriernas beredning eller beslutsfattande.

Situationer som inte anmäls till öppenhetsregistret:

• Småskalig påverkanskommunikation.

  Småskalig påverkanskommunikation är verksamhet som omfattar sammanlagt högst fem enskilda kontakter med föremål för påverkanskommunikation under ett kalenderår. Som ett kontakttillfälle räknas till exempel ett telefonsamtal eller ett e-postmeddelande. En enskild kontakt kan ha fler än en mottagare. Exempelvis ett e-postmeddelande som skickats till flera mottagare räknas som en kontakt.

• Sedvanliga kontakter med myndigheter.

  Sedvanliga myndighetskontakter är till exempel hantering av olika tillstånds- eller stödärenden, deltagande i upphandlingar eller myndighetens informations- och rådgivningsverksamhet. I regel kan man anse att förfrågningar av rent teknisk och neutral karaktär utgör sedvanliga kontakter. Däremot utgör till exempel en situation där den anmälningsskyldiga har kontakt med myndigheterna och erbjuder dess synpunkter eller information som den har producerat som stöd för beslutsfattandet och beredningen inte en sedvanlig kontakt.

• Hantering av lagstadgade skyldigheter.

  Om en organisation har ålagts särskilt i lag att bedriva påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation, behöver verksamheten inte anmälas till öppenhetsregistret. Verksamhet utanför de lagstadgade uppgifterna ska däremot anmälas till öppenhetsregistret.

  Läs mer om aktörer med påverkansuppgifter som fastställts särskilt i lag.

• Insamling av information som görs för journalistiskt ändamål.

  När man bedömer om det är fråga om en journalistisk uppgift ska man fästa särskild uppmärksamhet vid att ONM:s journalistregler iakttas. Exempelvis mediekoncernernas påverkansarbete ska skiljas från koncernernas journalistiska verksamhet och anmälas till öppenhetsregistret.

• Deltagande i arbetsgrupper som tillsatts av myndigheter eller i lagstadgade arbetsgrupper, delegationer eller motsvarande för en offentlig uppgift tillsatta organ med många medlemmar samt i sådana samråd som ordnas av riksdagen eller ministerier där deltagandet dokumenteras.

  Till öppenhetsregistret anmäls inte heller utskottsutlåtanden, utlåtanden som getts till ministerier eller deltagande i konsekvensbedömning, som också dokumenteras av myndigheten. Till registret anmäls däremot inofficiella kontakter, dvs. olika samarbetsformer som inte ingår i beredningsunderlag.

• Offentligt uppträdande vid allmänna sammankomster och offentliga tillställningar.

  Ingen anmälan till öppenhetsregistret görs om en representant för organisationen uppträder eller är närvarande i publiken vid diskussions- och samtalsmöten som är öppna för alla. Uppträdanden är till exempel att hålla tal eller föredrag eller att delta i en paneldiskussion. Verksamhet av detta slag behöver inte anmälas till registret, även om också föremål för påverkanskommunikation skulle ha bjudits in till samma evenemang för att uppträda eller följa uppträdandet. Om det dock i samband med ett offentligt och öppet evenemang också ordnas slutna möten för en mindre grupp, där det sker påverkanskommunikation, ska detta anmälas till öppenhetsregistret.

• Masskommunikation, sändning av nyhets- eller kundbrev.

  Med masskommunikation avses förmedling av information, åsikter och andra meddelanden till en omfattande mottagargrupp, som också kan omfatta föremål för påverkanskommunikation. Det centrala i masskommunikationen är meddelandets offentlighet. En anmälan till öppenhetsregistret görs inte om en offentlig debatt i traditionella och sociala medier eller om olika kund- eller nyhetsbrev för en omfattande grupp eller om motsvarande meddelanden som i regel är enkelriktade. Om masskommunikationen emellertid leder till tätare kontakter mellan den anmälningsskyldiga och föremålet för påverkan, som kan anses vara påverkanskommunikation, ska denna kontakt anmälas till öppenhetsregistret.

• Kontakter som ingår i statens ägarstyrning.

  Det är inte nödvändigt att göra en anmälan till öppenhetsregistret till exempel om styrelsens och förvaltningsrådets möten och andra officiella kontakter som gäller ägarstyrning. Däremot ska till öppenhetsregistret anmälas kontakter i andra ärenden än ägarstyrning, även om de gäller samma aktörer som sköter ärenden som hör till ägarstyrning. Som ett ärende utanför ägarstyrningen betraktas till exempel en strävan att direkt påverka ärenden utanför bolaget.

• Kontakter i partinära sammanslutningars namn med det egna partiets riksdagsledamöter, riksdagsledamöternas assistenter, ministrar, specialmedarbetare till ministrar och statssekreterare som utnämnts för en ministers mandatperiod.

  Med partinära sammanslutning avses i partilagen en sådan sammanslutning, stiftelse eller en till en sammanslutning eller stiftelse knuten fond som partiet med sammanslutningens eller stiftelsens samtycke anmäler till statens revisionsverk som en partinära sammanslutning.

• Rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot aktörer inom den offentliga förvaltningen.

  Rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot aktörer inom den offentliga förvaltningen anmäls inte till öppenhetsregistret.

• Kontakter som kan äventyra den allmänna eller nationella säkerheten om de avslöjas.

  Öppenhetsregistret ändrar inte offentlighetsprincipen i frågor som gäller den allmänna och nationella säkerheten. Verksamhet som kan avslöja uppgifter som är sekretessbelagda med stöd av sekretessbestämmelserna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet anmäls inte till öppenhetsregistret.

• Uppdrag som utförs i egenskap av utredare som tillsatts av en myndighet.

  Kontakter med ministeriet som sker inom utredares utredningsverksamhet anmäls inte till öppenhetsregistret.

  Påverkan som riktas mot utredare ska anmälas till öppenhetsregistret.