Frågor och svar

1. Är öppenhetsregistret en mötesdagbok?

Nej, öppenhetsregistret är inte en mötesdagbok, dvs. varje kontakt och datumet för kontakten rapporteras inte separat till registret.

Påverkanskommunikation och rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen eller ett ministerium anmäls till öppenhetsregistret på basis av ämnet. Detta innebär att följande ska anmälas till registret:

1. ämnena för påverkanskommunikationen

2. personer som har kontaktats med anledning av ämnena

3. kontaktsätten.

2. Kan verksamhetsanmälningar göras löpande i öppenhetsregistret?

Nej, verksamhetsanmälningar kan inte göras löpande, dvs. allteftersom kontakterna sker.

Enligt lagen ska påverkanskommunikation och rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen och ministerierna anmälas till öppenhetsregistret två gånger om året. Påverkanskommunikationen i januari–juni rapporteras till registret i juli–augusti. Påverkanskommunikationen i juli–december rapporteras till registret i januari–februari.

3. Vad innebär småskalig påverkanskommunikation?

Småskalig påverkanskommunikation är verksamhet där antalet kontakter till föremålen för påverkanskommunikation är högst fem under ett kalenderår.

Till exempel ett enskilt telefonsamtal, ett möte eller ett e-postmeddelande räknas som en kontakt. En enskild kontakt kan ha flera olika mottagare från olika organisationer. Trots det räknas den som en kontakt.

Masskommunikation, dvs. till exempel nyhets- eller kundbrev, publikationer i sociala medier eller annan motsvarande kommunikation, som riktar sig till en stor grupp av mottagare, räknas dock inte som kontakter.

4. Mitt företag bedriver småskalig påverkanskommunikation. Måste jag registrera mitt företag?

Nej, det behöver du inte om företaget under ett kalenderår har högst fem enskilda kontakter med föremål för påverkanskommunikation.

Om gränsen på fem kontakter däremot överskrids under kalenderåret måste du registrera ditt företag i öppenhetsregistret.

5. Varför har gränsen för småskalig verksamhet fastställts till fem kontakter?

Gränsen på fem kontakttillfällen möjliggör enskilda kontakttillfällen med några månaders mellanrum eller tätare kontakter av engångskaraktär, som består av flera kontakttillfällen.

Gränsen skiljer småskalig påverkanskommunikation från omfattande och upprepad påverkanskommunikation, som följs upp med öppenhetsregistret. För att sporadisk och småskalig påverkanskommunikation inte ska orsaka orimlig administrativ börda för organisationer omfattas småskalig påverkanskommunikation inte av lagen.

Syftet med öppenhetsregistret är att lyfta fram betydande och yrkesmässig påverkanskommunikation, såsom stora företags, stora medborgarorganisationers och arbetsmarknadsorganisationers påverkanskommunikation, och påverkanskommunikation som utförs av andra intressebevakningsorganisationer som utövar yrkesmässig intressebevakning.

6. Hur rapporterar man om småskalig verksamhet till öppenhetsregistret?

Aktörer som bedriver småskalig påverkanskommunikation behöver inte registrera sig i öppenhetsregistret.

Om påverkanskommunikationen har varit småskalig i januari–juni, men gränsen för småskalig påverkanskommunikation (högst fem kontakttillfällen under ett kalenderår) överskrids i juli–december, ska aktören dock registrera sig i öppenhetsregistret och i januari–februari anmäla all påverkanskommunikation som bedrivits under föregående kalenderår.

Omfattningen av organisationens påverkanskommunikation kan variera från år till år.

Organisationen kan tidigare ha registrerat sig i öppenhetsregistret och anmält sin påverkanskommunikation. Under något år kan påverkanskommunikationen dock vara småskalig, dvs. kontakterna är högst fem under kalenderåret.

Om organisationens påverkanskommunikation är permanent småskalig, ska detta anmälas i registret. Anmälan om att verksamheten är permanent småskalig kan göras endast om påverkanskommunikationen har varit småskalig under innevarande år.

Om organisationens påverkanskommunikation upphör helt, ska även detta anmälas i registret.

7. Måste man anmäla ekonomiska uppgifter om småskalig påverkanskommunikation (högst fem kontakter under ett kalenderår)?

Aktörer som bedriver småskalig påverkanskommunikation behöver inte registrera sig i öppenhetsregistret eller anmäla ekonomiska uppgifter om sin påverkanskommunikation.

Omfattningen av organisationens påverkanskommunikation kan dock variera från år till år. Organisationen kan tidigare ha registrerat sig i öppenhetsregistret och anmält sin påverkanskommunikation. Då ska organisationen fortsättningsvis meddela de ekonomiska uppgifterna om påverkanskommunikationen, även om påverkanskommunikationen skulle ha varit småskalig.

Endast om påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation inte alls har bedrivits under ett kalenderår, behöver de ekonomiska uppgifterna inte längre lämnas in. Om organisationen dessutom meddelar att påverkanskommunikationen eller rådgivning inom påverkanskommunikation har upphört helt eller påverkanskommunikationen har varit permanent småskalig, behöver den inte längre meddela några uppgifter till registret.

De ekonomiska uppgifterna ges alltid för ett helt kalenderår. Eftersom de första verksamhetsanmälningarna i det nya öppenhetsregistret görs om påverkanskommunikation som bedrivs först från och med 1.4.2024, rapporteras de ekonomiska uppgifterna första gången sommaren 2026, och då i fråga om kalenderåret 2025.

8. Är de organisationer som får lagstadgat statsunderstöd skyldiga att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret?

Det beror på om de bedriver långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som riktar sig mot riksdagen eller ministerierna och som inte ingår i deras lagstadgade uppgifter. Statsunderstöden i sig inverkar inte på om verksamheten ska anmälas till öppenhetsregistret.

9. Täcker moderbolagets registreringsanmälan och verksamhetsanmälningar även dotterbolagens verksamhet?

Det gör de inte. Varje juridisk person har självständiga skyldigheter. Varje dotterbolag ska registrera sig separat och rapportera bolagsvis om sin påverkanskommunikation.

Om du är osäker på huruvida din organisation är skyldig att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret, kan du kontakta Statens revisionsverk.

10. Kan ett förbund sköta anmälningsskyldigheten på sina medlemsföreningars vägnar?

Förbundets registreringsanmälan och verksamhetsanmälningar täcker inte medlemsföreningarnas verksamhet. Varje officiell juridisk person har självständiga rättigheter och skyldigheter. Varje medlemsförening registrerar sig separat och rapporterar föreningsspecifikt om sin påverkanskommunikation.

Om du är osäker på huruvida din organisation är skyldig att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret, kan du kontakta Statens revisionsverk.

11. Är högskolor anmälningsskyldiga?

Högskolorna är inte skyldiga att anmäla sin påverkanskommunikation till öppenhetsregistret när de sköter uppgifter som ålagts dem i lag. Om högskolan i stället för eller därutöver också bedriver sådan påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som inte har fastställts som dess lagstadgade uppgift, ska verksamheten anmälas till öppenhetsregistret.

Huruvida någon verksamhet faller utanför skötseln av lagstadgade uppgifter ska bedömas från fall till fall. Även om aktören ålagts lagstadgade uppgifter är det alltså möjligt att den måste anmäla sin övriga verksamhet till öppenhetsregistret.

12. Är en juridisk person som staden äger helt eller delvis (till exempel ett aktiebolag) anmälningsskyldig?

I princip ja. Lagen innehåller inga bestämmelser om undantag från registrerings- och anmälningsskyldigheten för juridiska personer som ägs helt eller delvis av städer eller kommuner.

En situationsspecifik bedömning behövs om en stad eller en kommun har grundat en juridisk person (till exempel ett aktiebolag) för att sköta sina lagstadgade uppgifter. Lagstadgade uppgifter omfattas inte av anmälningsskyldigheten.

Om du är osäker på huruvida din organisation är skyldig att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret, kan du kontakta Statens revisionsverk.

13. Jag kontaktar en person som är ledamot i kommun- och/eller välfärdsområdesfullmäktige och som också är riksdagsledamot. Blir jag anmälningsskyldig?

Det beror på i vilket ärende du kontaktar personen. Tröskeln för att betrakta en riksdagsledamot som föremål för påverkan är låg. Om det behövs, får du anvisningar från Statens revisionsverk från fall till fall.

14. Ingår försäljningsarbete eller produktutveckling i anmälningsskyldigheten?

Det finns inget entydigt svar på frågan.

Försäljning eller tillhandahållande av tjänster eller varor till en myndighet räknas som sedvanlig kontakt och medför inte anmälningsskyldighet. Likaså omfattas deltagande i offentligt upphandlingsförfarande inte av anmälningsskyldigheten.

Enligt lagen avses med påverkanskommunikation kontakt med föremålet för påverkanskommunikationen i syfte att påverka förberedelsen och beslutsfattandet genom att främja ett visst intresse eller mål. I praktiken kan ett sådant intresse eller ett sådant mål också hänföra sig till företagsekonomiska intressen, budgetverksamhet, upphandlingsverksamhet eller annan motsvarande verksamhet.

Påverkanskommunikation i anslutning till budgeten och användningen av anslag ska anmälas till öppenhetsregistret.

Om det behövs, får du anvisningar från Statens revisionsverk från fall till fall.

15. Vi skickar en inbjudan till vårt företags fest per e-post med en omfattande sändlista. Bland mottagarna finns också föremål för påverkanskommunikation. Räknas detta som påverkanskommunikation?

Att skicka en inbjudan till ett evenemang är inte påverkanskommunikation.

Om föremålet för påverkanskommunikation deltar i festen och påverkanskommunikation bedrivs i samband med den, ska denna kontakt anmälas till öppenhetsregistret.

Om diskussionen under evenemanget senare leder till sådana närmare kontakter som kan betraktas som påverkanskommunikation mellan den anmälningsskyldiga och föremålet för påverkan, ska detta anmälas till öppenhetsregistret.

16. Hur skiljer man påverkanskommunikation från privatpersoners aktiviteter i olika sammanhang, såsom under evenemang och samkväm eller inom hobbyer?

Utgångspunkten är att aktören själv ska veta när han eller hon bedriver påverkanskommunikation och när han eller hon agerar som privatperson. Påverkanskommunikationen är långsiktig och planmässig och bedrivs i en juridisk persons eller enskild näringsidkares namn. Privatpersoners verksamhet hör inte till verksamhet som ska anmälas till öppenhetsregistret.

Till öppenhetsregistret anmäls inte ärenden som omfattas av integritetsskyddet. Diskussioner och att bekanta sig med varandra under evenemang som inte har ordnats för att driva ett visst syfte eller intresse omfattas därför oftast inte av anmälningsskyldigheten.

Om diskussionen under evenemanget trots det senare leder till sådana närmare kontakter som kan betraktas som påverkanskommunikation mellan den anmälningsskyldiga och föremålet för påverkan, ska detta anmälas till öppenhetsregistret.

17. Hör kontakterna mellan förhandlingsparterna inom ramen för tjänstekollektiv- och kollektivavtalsförhandlingar till anmälningsskyldigheten?

Nej, kontakter mellan förhandlingsparterna inom ramen för tjänstekollektiv- och kollektivavtalsförhandlingar omfattas inte av anmälningsskyldigheten.

18. Har anställningsformen för en person som bedriver påverkanskommunikation betydelse för uppkomsten av anmälningsskyldighet?

Nej, anställningsförhållandet eller arbetets karaktär för en person som bedriver påverkanskommunikation inverkar inte på anmälningsskyldigheten. Anmälningsskyldighet uppkommer om det är fråga om långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som i en juridisk persons namn riktas mot riksdagen och ministerierna.

19. Omfattas verksamhet av personer i förtroendeuppdrag av anmälningsskyldigheten? Och hur är det med frivilliga medarbetare?

Ja, en juridisk person är anmälningsskyldig, om en förtroendevald eller frivillig medarbetare bedriver långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen eller ministerierna.

Frivilligarbete i egenskap av privatperson hör däremot inte till verksamhet som ska anmälas till öppenhetsregistret.

20. En paraplyorganisation ger sina medlemmar råd i påverkanskommunikation. Hör sådan rådgivning till öppenhetsregistret?

Nej, rådgivning som en paraplyorganisation erbjuder sina medlemmar hör inte till öppenhetsregistret.

21. Ett utländskt företag kontaktar finländska tjänstemän. Antalet kontakter är över fem under ett kalenderår, men därefter inte en enda. Hur går man till väga?

Lagen om öppenhetsregistret gäller också utländska juridiska personer, om det är fråga om långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen eller ministerierna.

Om kontakterna är fler än fem under ett kalenderår, ska det utländska företaget registrera sig i öppenhetsregistret och anmäla sin verksamhet där. Om bolaget därefter permanent upphör med påverkanskommunikationen i Finland, upphör också anmälningsskyldigheten. I så fall ska bolaget göra en anmälan till registret om att verksamheten upphör.

22. Vi skapar offentligt innehåll i sociala medier i syfte att påverka. Hör sådan påverkan till öppenhetsregistret?

Nej, offentlig påverkanskommunikation i sociala medier som riktar sig till alla hör inte till öppenhetsregistret, inte ens om man separat skulle ha uppgett föremål för påverkanskommunikation i publikationerna i sociala medier.

23. Om ett företag som tillhandahåller rådgivning inom påverkanskommunikation utarbetar en påverkansplan för ett kundföretag som kundföretaget inte genomför, vad ska anmälas till öppenhetsregistret och vem gör anmälan?

Att göra upp en påverkansplan är rådgivning inom påverkanskommunikation oavsett om planen genomförs eller inte. Påverkansplanen anmäls av den aktör som har utarbetat den, i detta fall det företag som har erbjudit rådgivning inom påverkanskommunikation.

Aktörer som erbjuder rådgivning ska vara medvetna om när det är fråga om påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation och på vilket sätt kommunikationen anknyter till att driva klienters ärenden i samhället. Lagen förutsätter inte att endast tjänster som benämns påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation och som klienter har beställt anmäls till öppenhetsregistret. Beställda tjänster kan gälla också till exempel kommunikation och marknadsföring, intern utveckling eller juridisk rådgivning.

Ett företag som beställt en påverkansplan är å sin sida skyldigt att anmäla all påverkanskommunikation som företaget själv bedriver till öppenhetsregistret.

24. Omfattas till exempel frivilligarbetare och betrodda personer i organisationer av anmälningsskyldigheten?

Organisationen ska vara medveten om när de personer som arbetar i organisationens namn utför påverkanskommunikation i enlighet med tillämpningsområdet för lagen om öppenhetsregistret. Den påverkanskommunikation som betrodda personer utför för organisationens räkning hör till öppenhetsregistret.

Frivilligarbete är oftast privatpersoners verksamhet och hör således inte till öppenhetsregistret. Också frivilliga kan dock delta i planmässig påverkanskommunikation som bedrivs i en organisations namn, och då ska även deras påverkanskommunikation anmälas till öppenhetsregistret.

25. Om en organisation presenterar sin verksamhet på ett evenemang som också besöks av föremål för påverkanskommunikation, ska evenemanget anmälas till öppenhetsregistret?

Huvudregeln kan anses vara att sådana evenemang inte medför anmälningsskyldighet. Situationen är en annan om syftet med evenemanget är att påverka beredningen av och beslutsfattandet i något ärende.

26. Om riksdagen eller ett ministerium ordnar ett evenemang dit en organisation bjuds in för att presentera sin verksamhet, ska organisationen anmäla evenemanget till öppenhetsregistret?

Enbart presentation av verksamhet betraktas inte som påverkanskommunikation i lagen om öppenhetsregistret. Situationen är en annan om organisationen utnyttjar tillfället också för att påverka beredningen av och beslutsfattandet i ett visst ärende.

27. Om en organisation presenterar sin aktivitet på ett offentligt evenemang, till exempel på en mässa, och ett föremål för påverkanskommunikation råkar vara åhörare, ska evenemanget anmälas till öppenhetsregistret?

Att en organisation presenterar sin verksamhet är i sig inte lagstadgad påverkanskommunikation.

Den beskrivna situationen kan innefatta påverkan, men om den saknar väsentliga faktorer som ingår i lagstadgad påverkanskommunikation, dvs. långsiktighet och planmässighet samt strävan efter att påverka beredning och beslutsfattande, är den inte lagstadgad påverkanskommunikation.

28. Om ett riksdagsutskott besöker ett annat land och ber ett företag om information om dess verksamhet i landet i fråga, ska kontakterna anmälas till öppenhetsregistret?

Svar på sådana förfrågningar behöver inte anmälas till öppenhetsregistret.Situationen är en annan om organisationen utnyttjar tillfället också för att påverka beredningen av och beslutsfattandet i ett visst ärende.

29. Måste svar på konsekvensbedömningar anmälas till öppenhetsregistret?

Nej, eftersom denna kontakt ordnas och dokumenteras av en myndighet.

30. Om försörjningsberedskapsfrågor diskuteras med ministeriernas tjänstemän, ska diskussionerna rapporteras till öppenhetsregistret eller är de sekretessbelagda?

I frågor som gäller försörjningsberedskapen iakttas lagen om öppenhetsregistret, dvs. verksamheten ska anmälas om man genom den strävar efter att påverka beredning och beslutsfattande. Lagen om öppenhetsregistret upphäver dock inte sekretessbestämmelser som rör försörjningsberedskapsfrågor, och den som utövar påverkanskommunikation och föremålet för påverkanskommunikation ska iaktta dem.

31. Ska man i registreringsanmälan uppge också organisationens medlemskap i utländska föreningar som bedriver påverkanskommunikation?

Ja, organisationens medlemskap i alla föreningar som bedriver påverkanskommunikation anmäls till registret. Sådana föreningar är i huvudsak olika föreningar som utför centraliserad intressebevakning och som ofta fungerar som s.k. takorganisationer. Information om medlemskap i sådana organisationer bidrar till att gestalta omfattningen av den påverkanskommunikation som bedrivs och de aktörer som har anknytning till den. 

32. Hur kan jag begära eller ta emot fullmakter för att uträtta ärenden i öppenhetsregistret för min organisations räkning? Och vem alla kan göra anmälningar till öppenhetsregistret för organisationens räkning?

Se vår anvisning om befullmäktigande: Användning av Suomi.fi-fullmakter i öppenhetsregistret.

Organisationen kan ge hur många personer som helst fullmakt att använda öppenhetsregistret. Alla de som organisationen har befullmäktigat kan använda öppenhetsregistret för organisationens räkning. Man kan inte ge fullmakter i öppenhetsregistrets webbtjänst, utan man ger dem i Suomi.fi-tjänsten eller ansöker om dem hos MDB-myndigheten.

33. En kommunikationsbyrå säljer konsulttjänster inom påverkanskommunikation till en kund och avtalar för kundens räkning om möten med riksdagen och ministerierna, som kunden deltar i. Vem ska anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret?

Kommunikationsbyrån ska anmäla den rådgivning inom påverkanskommunikation som den bedriver. I detta fall är det fråga om påverkanskommunikation för en kunds räkning. Om kunden deltar i mötena, anmäler även kunden mötena med en verksamhetsanmälan.

Varje juridisk person är alltså skyldig att anmäla sin påverkanskommunikation och/eller rådgivning inom påverkanskommunikation.

Kommunikationsbyrån ska anmäla den rådgivning inom påverkanskommunikation som den bedriver. I detta fall är det fråga om påverkanskommunikation för en kunds räkning. Om kunden deltar i mötena, anmäler även kunden mötena med en verksamhetsanmälan.

Varje juridisk person är alltså skyldig att anmäla sin påverkanskommunikation och/eller rådgivning inom påverkanskommunikation.

34. En kommunikationsbyrå har en kund som är ett nätverk bestående av flera företag. Kommunikationsbyrån tillhandahåller detta nätverk rådgivningstjänster inom påverkanskommunikation. Hur anmäler kommunikationsbyrån kundrelationen till öppenhetsregistret?

Kommunikationsbyrån rapporterar alltid rådgivning inom påverkanskommunikation till öppenhetsregistret och uppger sina kunder i samband med detta. Om nätverket är en juridisk person, uppger kommunikationsbyrån nätverket som sin kund. Om nätverket inte är en juridisk person, utan till exempel en oregistrerad sammanslutning, uppger kommunikationsbyrån alla företag som hör till nätverket som kunder.

35. Hur rapporterar ett nätverk av olika företag om sin påverkanskommunikation till öppenhetsregistret?

Om nätverket är en juridisk person, ska det registrera sig i öppenhetsregistret och rapportera om sin påverkanskommunikation. Då behöver de företag som hör till nätverket inte rapportera separat om nätverkets påverkanskommunikation. Företagen är dock fortfarande skyldiga att rapportera om övrig påverkanskommunikation.

Om nätverket däremot inte är en juridisk person, såsom till exempel en registrerad förening, är de juridiska personer som ingår i nätverket skyldiga att rapportera. Då ska de företag som hör till nätverket och som bedriver påverkanskommunikation rapportera om påverkanskommunikationen som en del av sin påverkanskommunikation. Om ett företag vill lyfta fram nätverket i öppenhetsregistret, kan det skriva in nätverkets namn i ämnesfältet i verksamhetsanmälan.

36. Ett nätverk eller en takorganisation ordnar ett påverkansevenemang. Är alla deltagare i evenemanget anmälningsskyldiga?

Arrangören ska rapportera om evenemanget till öppenhetsregistret. För deltagarnas del påverkas anmälningsskyldigheten av om de bedriver påverkanskommunikation vid evenemanget.

Att enbart delta i evenemanget är inte påverkanskommunikation och leder inte till anmälningsskyldighet. Om en aktör emellertid bedriver påverkanskommunikation som riktas mot ministerierna eller riksdagen, ska den anmälas till öppenhetsregistret.

37. Om ett föremål för påverkanskommunikation, till exempel en riksdagsledamot, är styrelsemedlem i vår organisation, omfattas styrelsemötena och tillhörande ärenden av anmälningsskyldigheten?

Föreningens styrelsemöten är intern verksamhet och omfattas inte av anmälningsskyldigheten, trots att medlemmarna skulle vara föremål för påverkanskommunikation.

En riksdagsledamot (eller något annat föremål för påverkanskommunikation) är styrelsemedlem och ansvarar för föreningens verksamhet på samma sätt som de övriga styrelsemedlemmarna. Som styrelsemedlem är riksdagsledamoten (eller något annat föremål för påverkanskommunikation som avses i lagen om öppenhetsregistret) alltså inte ett sådant föremål för påverkanskommunikation som avses i lagen om öppenhetsregistret.

38. Ska man rapportera om påverkanskommunikation om man är involverad i politiken?

Det väsentliga är att identifiera i vilken roll en person agerar i varje situation, dvs. om personen är privatperson eller företräder en organisation.

Anmälan om sådan påverkanskommunikation som bedrivs för en organisations räkning ska göras till öppenhetsregistret på det sätt som lagen kräver.

Privatpersoners politiska verksamhet eller partiers eller partinära sammanslutningars kontakter med föremål för påverkanskommunikation anmäls inte till öppenhetsregistret. Att vara involverad i politisk verksamhet upphäver dock inte anmälningsskyldigheten om samma person bedriver påverkanskommunikation som företrädare för en organisation.

39. Jag kontaktar ett föremål för påverkanskommunikation i syfte att påverka. Min verksamhet förväntas dock vara småskalig (mindre än fem kontakter per kalenderår), men jag kan inte vara säker på det. När måste jag registrera mig?

En småskalig aktör ska följa upp sin påverkanskommunikation och registera sig när verksamheten inte längre är småskalig.

En småskalig aktör kan registrera sig trots att verksamheten förblir småskalig. Då är organisationen emellertid anmälningsskyldig också i fråga om småskalig påverkanskommunikation.

40. Vi tillhör en intressebevakningsorganisation. Är vi automatiskt anmälningsskyldiga eller är vi det bara om vi bedriver påverkanskommunikation?

En organisation ska rapportera till öppenhetsregistret om den bedriver påverkanskommunikation, dvs. håller kontakt med ett ministerium eller riksdagen och på så sätt försöker påverka beredningen av eller beslutsfattandet i ett ärende.

Medlemskap i en intressebevakningsorganisation leder inte till anmälningsskyldighet om organisationen inte håller kontakt med beslutsfattare, dvs. inte själv bedriver påverkanskommunikation.

41. Om jag lobbar hos Finlands ständiga representation vid EU i ett land, ska jag anmäla det till öppenhetsregistret?

Lobbning som riktas mot beskickningar anmäls inte till öppenhetsregistret.

42. För att vi ska kunna rapportera vår påverkanskommunikation till öppenhetsregistret måste vi ha ett eget internt personregister. Får vi anvisningar från revisionsverket om personregistret?

Dataombudsmannens byrå ger anvisningar om personregistret och dataskyddet.

43. Vi deltar i ett rundabordssamtal som ett ministerium har sammankallat, ska detta anmälas till öppenhetsregistret?

Enligt lagen om öppenhetsregistret (4 § 1 mom. 4 punkten) behöver man inte anmäla deltagande i arbetsgrupper som tillsatts av en myndighet, i lagstadgade arbetsgrupper, i delegationer eller organ samt i samråd där deltagandet dokumenteras. Det väsentliga är alltså om myndigheten har dokumenterat rundabordssamtalet. Till dokumenteringen och särskilt till dokumenteringen av samråd hör också dokumentering av de deltagande personerna och aktörerna. Om detta inte har gjorts ska rundabordssamtal anmälas till öppenhetsregistret. I allmänhet verkar rundabordssamtal vara inofficiella tillställningar som omfattas av anmälningsskyldigheten.

44. Vi träffar en beslutsfattare många gånger och diskuterar ett ämne för påverkanskommunikation. Ska varje möte rapporteras separat?

Nej, öppenhetsregistret är inte en mötesdagbok, dvs. varje kontakt och datumet för kontakten rapporteras inte separat till registret.

Anmälan till öppenhetsregistret görs enligt ämne. För varje ämne ska ni uppge de föremål för påverkanskommunikation som ni har påverkat angående ämnet i fråga. Om ni har träffat en beslutsfattare och diskuterat endast ett ämne räcker det med att anmäla ämnet i fråga endast en gång. I samband med ämnet eller föremålen för påverkanskommunikationen ska ni inte uppge när och hur många gånger ni har träffat en person.

45. Vi träffar en riksdagsledamot och behandlar flera olika ämnen under mötet. Ska ämnena under mötet rapporteras som en helhet eller ska alla ämnen anmälas separat?

Till öppenhetsregistret anmäls alla ämnen som påverkanskommunikationen har gällt. Alla ämnen under mötet i fråga ska anmälas separat och föremålet för påverkanskommunikation ska uppges för varje ämne. I samband med ämnena anmäls också andra föremål för påverkanskommunikation som man har kontaktat i syfte att påverka i fråga om samma ämne.

46. Vad räknas som ett kontakttillfälle?

Som ett kontakttillfälle räknas ett enskilt telefonsamtal, ett möte eller ett e-postmeddelande som anknyter till påverkanskommunikation. En enskild kontakt kan tas emot av ett eller flera föremål för påverkanskommunikation.

Till exempel ett enskilt e-postmeddelande som har flera föremål för påverkanskommunikation som mottagare räknas som ett kontakttillfälle. Ett möte med flera föremål för påverkanskommunikation räknas också som ett kontakttillfälle, om alla är på plats och deltar i diskussionen samtidigt.

Om ett e-postmeddelande som skickats i påverkanssyfte däremot har skickats separat till olika mottagare är det fråga om flera kontakttillfällen, även om varje skickat e-postmeddelande har samma innehåll eller alla e-postmeddelanden har skickats samma dag.

Antalet kontakttillfällen räknas endast när man bedömer om gränsen för småskalig påverkanskommunikation överskrids. Om antalet kontakter är fler än fem per år är man anmälningsskyldig i fråga om all sin påverkanskommunikation. Då anmäls inte varje kontakt till öppenhetsregistret, utan anmälan görs enligt ämne.

47. Jag skickar en inbjudan till ett möte till flera föremål för påverkanskommunikation, men endast ett av dem deltar. Måste man specificera de föremål som inte svarade på meddelandet eller deltog i mötet i anmälan?

Att skicka en inbjudan till föremål för påverkanskommunikation kan vara påverkanskommunikation, om man redan t.ex. genom innehållet i en inbjudan som skickas per e-post har för avsikt att påverka beredningen av och beslutsfattandet i ett ärende genom att främja ett visst intresse eller mål.

I så fall ska man uppge alla föremål för påverkanskommunikation som meddelandet skickats till oavsett om de deltar i mötet eller svarar på meddelandet eller inte.

48. Måste man göra en verksamhetsanmälan om påverkanskommunikationen har varit småskalig eller om man inte har bedrivit någon påverkanskommunikation alls?

Ja, alla registrerade aktörer ska göra en verksamhetsanmälan med ett halvt års mellanrum. Om er organisations påverkanskommunikation har varit småskalig i början av året, räcker det med att ni i verksamhetsanmälan i juli–augusti anger ”Högst 5 kontakter” vad beträffar påverkanskommunikationens omfattning. Om ni inte alls har bedrivit påverkanskommunikation, anger ni "Inga kontakter alls" som påverkanskommunikationens omfattning.

I verksamhetsanmälan i januari-februari följande år ska man ändå anmäla om all påverkanskommunikation som bedrivits under det föregående kalenderåret.

Om ni bedömer att er påverkanskommunikation kommer att vara småskalig även i fortsättningen, kan ni göra en anmälan om utträde.