Frågor och svar

Många frågor gör dem som eventuellt använder det nya öppenhetsregistret fundersamma. På den här sidan svarar vi på de frågor vi får.

1. Är öppenhetsregistret en mötesdagbok?

Nej, öppenhetsregistret är inte en mötesdagbok, dvs. varje kontakt och datumet för kontakten rapporteras inte separat till registret.

Påverkanskommunikation och rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen eller ett ministerium anmäls till öppenhetsregistret på basis av ämnet. Detta innebär att följande ska anmälas till registret:

  1. ämnena för påverkanskommunikationen

  2. personer som har kontaktats med anledning av ämnena

  3. kontaktsätten.

2. Kan verksamhetsanmälningar göras löpande i öppenhetsregistret?

Nej, verksamhetsanmälningar kan inte göras löpande, dvs. allteftersom kontakterna sker.

Enligt lagen ska påverkanskommunikation och rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen och ministerierna anmälas till öppenhetsregistret två gånger om året. Påverkanskommunikationen i januari–juni rapporteras till registret i juli–augusti. Påverkanskommunikationen i juli–december rapporteras till registret i januari–februari.

3. Vad innebär småskalig påverkanskommunikation?

Småskalig påverkanskommunikation är verksamhet där antalet kontakter till föremålen för påverkanskommunikation är högst fem under ett kalenderår.

Till exempel ett enskilt telefonsamtal, ett möte eller ett e-postmeddelande räknas som en kontakt. En enskild kontakt kan ha flera olika mottagare från olika organisationer. Trots det räknas den som en kontakt.

Masskommunikation, dvs. till exempel nyhets- eller kundbrev, publikationer i sociala medier eller annan motsvarande kommunikation, som riktar sig till en stor grupp av mottagare, räknas dock inte som kontakter.

4. Mitt företag bedriver småskalig påverkanskommunikation. Måste jag registrera mitt företag?

Nej, det behöver du inte om företaget under ett kalenderår har högst fem enskilda kontakter med föremål för påverkanskommunikation.

Om gränsen på fem kontakter däremot överskrids under kalenderåret måste du registrera ditt företag i öppenhetsregistret.

5. Varför har gränsen för småskalig verksamhet fastställts till fem kontakter?

Gränsen på fem kontakttillfällen möjliggör enskilda kontakttillfällen med några månaders mellanrum eller tätare kontakter av engångskaraktär, som består av flera kontakttillfällen.

Gränsen skiljer småskalig påverkanskommunikation från omfattande och upprepad påverkanskommunikation, som följs upp med öppenhetsregistret. För att sporadisk och småskalig påverkanskommunikation inte ska orsaka orimlig administrativ börda för organisationer omfattas småskalig påverkanskommunikation inte av lagen.

Syftet med öppenhetsregistret är att lyfta fram betydande och yrkesmässig påverkanskommunikation, såsom stora företags, stora medborgarorganisationers och arbetsmarknadsorganisationers påverkanskommunikation, och påverkanskommunikation som utförs av andra intressebevakningsorganisationer som utövar yrkesmässig intressebevakning.

6. Hur rapporterar man om småskalig verksamhet till öppenhetsregistret?

Aktörer som bedriver småskalig påverkanskommunikation behöver inte registrera sig i öppenhetsregistret.

Om påverkanskommunikationen har varit småskalig i januari–juni, men gränsen för småskalig påverkanskommunikation (högst fem kontakttillfällen under ett kalenderår) överskrids i juli–december, ska aktören dock registrera sig i öppenhetsregistret och i januari–februari anmäla all påverkanskommunikation som bedrivits under föregående kalenderår.

Omfattningen av organisationens påverkanskommunikation kan variera från år till år.

Organisationen kan tidigare ha registrerat sig i öppenhetsregistret och anmält sin påverkanskommunikation. Under något år kan påverkanskommunikationen dock vara småskalig, dvs. kontakterna är högst fem under kalenderåret.

Om påverkanskommunikationen har varit småskalig i januari–juni räcker det att man i verksamhetsanmälan som ska lämnas in i juli–augusti antecknar att den varit småskalig. Observera dock att oberoende av hur mycket påverkanskommunikation som har bedrivits i juli–december ska hela kalenderårets påverkanskommunikation alltid anmälas i följande års verksamhetsanmälan som ska lämnas in i januari–februari.

Om man under någotdera halvåret (januari–juni eller juli–december) inte har bedrivit någon påverkanskommunikation alls, ska man under anmälningsperioden i fråga (juli–augusti eller januari–februari) anmäla att det inte alls har förekommit någon påverkanskommunikation under de föregående sex månaderna. Observera dock att om det under det föregående kalenderåret har bedrivits påverkanskommunikation i liten skala ska detta dock anmälas i anmälan som ska lämnas in i januari–februari.

Om man under någotdera halvåret (januari–juni eller juli–december) inte har bedrivit någon påverkanskommunikation alls, ska man under anmälningsperioden för perioden i fråga (juli–augusti eller januari–februari) meddela att det inte har förekommit någon verksamhet.

Om organisationens påverkanskommunikation är permanent småskalig, ska detta anmälas i registret. Anmälan om att verksamheten är permanent småskalig kan göras endast om påverkanskommunikationen har varit småskalig under innevarande år.

Om organisationens påverkanskommunikation upphör helt, ska även detta anmälas i registret.

7. Måste man anmäla ekonomiska uppgifter om småskalig påverkanskommunikation (högst fem kontakter under ett kalenderår)?

Aktörer som bedriver småskalig påverkanskommunikation behöver inte registrera sig i öppenhetsregistret eller anmäla ekonomiska uppgifter om sin påverkanskommunikation.

Omfattningen av organisationens påverkanskommunikation kan dock variera från år till år. Organisationen kan tidigare ha registrerat sig i öppenhetsregistret och anmält sin påverkanskommunikation. Då ska organisationen fortsättningsvis meddela de ekonomiska uppgifterna om påverkanskommunikationen, även om påverkanskommunikationen skulle ha varit småskalig.

Endast om påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation inte alls har bedrivits under ett kalenderår, behöver de ekonomiska uppgifterna inte längre lämnas in. Om organisationen dessutom meddelar att påverkanskommunikationen eller rådgivning inom påverkanskommunikation har upphört helt eller påverkanskommunikationen har varit permanent småskalig, behöver den inte längre meddela några uppgifter till registret.

De ekonomiska uppgifterna ges alltid för ett helt kalenderår. Eftersom de första verksamhetsanmälningarna i det nya öppenhetsregistret görs om påverkanskommunikation som bedrivs först från och med 1.4.2024, rapporteras de ekonomiska uppgifterna första gången sommaren 2026, och då i fråga om kalenderåret 2025.

8. Är de organisationer som får lagstadgat statsunderstöd skyldiga att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret?

Det beror på om de bedriver långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som riktar sig mot riksdagen eller ministerierna och som inte ingår i deras lagstadgade uppgifter. Statsunderstöden i sig inverkar inte på om verksamheten ska anmälas till öppenhetsregistret.

9. Täcker moderbolagets registreringsanmälan och verksamhetsanmälningar även dotterbolagens verksamhet?

Det gör de inte. Varje juridisk person har självständiga skyldigheter. Varje dotterbolag ska registrera sig separat och rapportera bolagsvis om sin påverkanskommunikation.

Om du är osäker på huruvida din organisation är skyldig att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret, kan du kontakta Statens revisionsverk.

10. Kan ett förbund sköta anmälningsskyldigheten på sina medlemsföreningars vägnar?

Förbundets registreringsanmälan och verksamhetsanmälningar täcker inte medlemsföreningarnas verksamhet. Varje officiell juridisk person har självständiga rättigheter och skyldigheter. Varje medlemsförening registrerar sig separat och rapporterar föreningsspecifikt om sin påverkanskommunikation.

Om du är osäker på huruvida din organisation är skyldig att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret, kan du kontakta Statens revisionsverk.

11. Är högskolor anmälningsskyldiga?

Högskolorna är inte skyldiga att anmäla sin påverkanskommunikation till öppenhetsregistret när de sköter uppgifter som ålagts dem i lag. Om högskolan i stället för eller därutöver också bedriver sådan påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som inte har fastställts som dess lagstadgade uppgift, ska verksamheten anmälas till öppenhetsregistret.

Huruvida någon verksamhet faller utanför skötseln av lagstadgade uppgifter ska bedömas från fall till fall. Även om aktören ålagts lagstadgade uppgifter är det alltså möjligt att den måste anmäla sin övriga verksamhet till öppenhetsregistret.

12. Är en juridisk person som staden äger helt eller delvis (till exempel ett aktiebolag) anmälningsskyldig?

I princip ja. Lagen innehåller inga bestämmelser om undantag från registrerings- och anmälningsskyldigheten för juridiska personer som ägs helt eller delvis av städer eller kommuner.

En situationsspecifik bedömning behövs om en stad eller en kommun har grundat en juridisk person (till exempel ett aktiebolag) för att sköta sina lagstadgade uppgifter. Lagstadgade uppgifter omfattas inte av anmälningsskyldigheten.

Om du är osäker på huruvida din organisation är skyldig att anmäla sin verksamhet till öppenhetsregistret, kan du kontakta Statens revisionsverk.

13. Jag kontaktar en person som är ledamot i kommun- och/eller välfärdsområdesfullmäktige och som också är riksdagsledamot. Blir jag anmälningsskyldig?

Det beror på i vilket ärende du kontaktar personen. Tröskeln för att betrakta en riksdagsledamot som föremål för påverkan är låg. Om det behövs, får du anvisningar från Statens revisionsverk från fall till fall.

14. Ingår försäljningsarbete eller produktutveckling i anmälningsskyldigheten?

Det finns inget entydigt svar på frågan.

Försäljning eller tillhandahållande av tjänster eller varor till en myndighet räknas som sedvanlig kontakt och medför inte anmälningsskyldighet. Likaså omfattas deltagande i offentligt upphandlingsförfarande inte av anmälningsskyldigheten.

Enligt lagen avses med påverkanskommunikation kontakt med föremålet för påverkanskommunikationen i syfte att påverka förberedelsen och beslutsfattandet genom att främja ett visst intresse eller mål. I praktiken kan ett sådant intresse eller ett sådant mål också hänföra sig till företagsekonomiska intressen, budgetverksamhet, upphandlingsverksamhet eller annan motsvarande verksamhet.

Påverkanskommunikation i anslutning till budgeten och användningen av anslag ska anmälas till öppenhetsregistret.

Om det behövs, får du anvisningar från Statens revisionsverk från fall till fall.

15. Vi skickar en inbjudan till vårt företags fest per e-post med en omfattande sändlista. Bland mottagarna finns också föremål för påverkanskommunikation. Räknas detta som påverkanskommunikation?

Att skicka en inbjudan till ett evenemang är inte påverkanskommunikation.

Om föremålet för påverkanskommunikation deltar i festen och påverkanskommunikation bedrivs i samband med den, ska denna kontakt anmälas till öppenhetsregistret.

Om diskussionen under evenemanget senare leder till sådana närmare kontakter som kan betraktas som påverkanskommunikation mellan den anmälningsskyldiga och föremålet för påverkan, ska detta anmälas till öppenhetsregistret.

16. Hur skiljer man påverkanskommunikation från privatpersoners aktiviteter i olika sammanhang, såsom under evenemang och samkväm eller inom hobbyer?

Utgångspunkten är att aktören själv ska veta när han eller hon bedriver påverkanskommunikation och när han eller hon agerar som privatperson. Påverkanskommunikationen är långsiktig och planmässig och bedrivs i en juridisk persons eller enskild näringsidkares namn. Privatpersoners verksamhet hör inte till verksamhet som ska anmälas till öppenhetsregistret.

Till öppenhetsregistret anmäls inte ärenden som omfattas av integritetsskyddet. Diskussioner och att bekanta sig med varandra under evenemang som inte har ordnats för att driva ett visst syfte eller intresse omfattas därför oftast inte av anmälningsskyldigheten.

Om diskussionen under evenemanget trots det senare leder till sådana närmare kontakter som kan betraktas som påverkanskommunikation mellan den anmälningsskyldiga och föremålet för påverkan, ska detta anmälas till öppenhetsregistret.

17. Hör kontakterna mellan förhandlingsparterna inom ramen för tjänstekollektiv- och kollektivavtalsförhandlingar till anmälningsskyldigheten?

Nej, kontakter mellan förhandlingsparterna inom ramen för tjänstekollektiv- och kollektivavtalsförhandlingar omfattas inte av anmälningsskyldigheten.

18. Har anställningsformen för en person som bedriver påverkanskommunikation betydelse för uppkomsten av anmälningsskyldighet?

Nej, anställningsförhållandet eller arbetets karaktär för en person som bedriver påverkanskommunikation inverkar inte på anmälningsskyldigheten. Anmälningsskyldighet uppkommer om det är fråga om långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som i en juridisk persons namn riktas mot riksdagen och ministerierna.

19. Omfattas verksamhet av personer i förtroendeuppdrag av anmälningsskyldigheten? Och hur är det med frivilliga medarbetare?

Ja, en juridisk person är anmälningsskyldig, om en förtroendevald eller frivillig medarbetare bedriver långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen eller ministerierna.

Frivilligarbete i egenskap av privatperson hör däremot inte till verksamhet som ska anmälas till öppenhetsregistret.

20. En paraplyorganisation ger sina medlemmar råd i påverkanskommunikation. Hör sådan rådgivning till öppenhetsregistret?

Nej, rådgivning som en paraplyorganisation erbjuder sina medlemmar hör inte till öppenhetsregistret.

21. Ett utländskt företag kontaktar finländska tjänstemän. Antalet kontakter är över fem under ett kalenderår, men därefter inte en enda. Hur går man till väga?

Lagen om öppenhetsregistret gäller också utländska juridiska personer, om det är fråga om långsiktig och planmässig påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen eller ministerierna.

Om kontakterna är fler än fem under ett kalenderår, ska det utländska företaget registrera sig i öppenhetsregistret och anmäla sin verksamhet där. Om bolaget därefter permanent upphör med påverkanskommunikationen i Finland, upphör också anmälningsskyldigheten. I så fall ska bolaget göra en anmälan till registret om att verksamheten upphör.

22. Vi skapar offentligt innehåll i sociala medier i syfte att påverka. Hör sådan påverkan till öppenhetsregistret?

Nej, offentlig påverkanskommunikation i sociala medier som riktar sig till alla hör inte till öppenhetsregistret, inte ens om man separat skulle ha uppgett föremål för påverkanskommunikation i publikationerna i sociala medier.

23. Om ett företag som tillhandahåller rådgivning inom påverkanskommunikation utarbetar en påverkansplan för ett kundföretag som kundföretaget inte genomför, vad ska anmälas till öppenhetsregistret och vem gör anmälan?

Att göra upp en påverkansplan är rådgivning inom påverkanskommunikation oavsett om planen genomförs eller inte. Påverkansplanen anmäls av den aktör som har utarbetat den, i detta fall det företag som har erbjudit rådgivning inom påverkanskommunikation.

Aktörer som erbjuder rådgivning ska vara medvetna om när det är fråga om påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation och på vilket sätt kommunikationen anknyter till att driva klienters ärenden i samhället. Lagen förutsätter inte att endast tjänster som benämns påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation och som klienter har beställt anmäls till öppenhetsregistret. Beställda tjänster kan gälla också till exempel kommunikation och marknadsföring, intern utveckling eller juridisk rådgivning.

Ett företag som beställt en påverkansplan är å sin sida skyldigt att anmäla all påverkanskommunikation som företaget själv bedriver till öppenhetsregistret.

24. Omfattas till exempel frivilligarbetare och betrodda personer i organisationer av anmälningsskyldigheten?

Organisationen ska vara medveten om när de personer som arbetar i organisationens namn utför påverkanskommunikation i enlighet med tillämpningsområdet för lagen om öppenhetsregistret. Den påverkanskommunikation som betrodda personer utför för organisationens räkning hör till öppenhetsregistret.

Frivilligarbete är oftast privatpersoners verksamhet och hör således inte till öppenhetsregistret. Också frivilliga kan dock delta i planmässig påverkanskommunikation som bedrivs i en organisations namn, och då ska även deras påverkanskommunikation anmälas till öppenhetsregistret.

25. Om en organisation presenterar sin verksamhet på ett evenemang som också besöks av föremål för påverkanskommunikation, ska evenemanget anmälas till öppenhetsregistret?

Huvudregeln kan anses vara att sådana evenemang inte medför anmälningsskyldighet. Situationen är en annan om syftet med evenemanget är att påverka beredningen av och beslutsfattandet i något ärende.

26. Om riksdagen eller ett ministerium ordnar ett evenemang dit en organisation bjuds in för att presentera sin verksamhet, ska organisationen anmäla evenemanget till öppenhetsregistret?

Enbart presentation av verksamhet betraktas inte som påverkanskommunikation i lagen om öppenhetsregistret. Situationen är en annan om organisationen utnyttjar tillfället också för att påverka beredningen av och beslutsfattandet i ett visst ärende.

27. Om en organisation presenterar sin aktivitet på ett offentligt evenemang, till exempel på en mässa, och ett föremål för påverkanskommunikation råkar vara åhörare, ska evenemanget anmälas till öppenhetsregistret?

Att en organisation presenterar sin verksamhet är i sig inte lagstadgad påverkanskommunikation.

Den beskrivna situationen kan innefatta påverkan, men om den saknar väsentliga faktorer som ingår i lagstadgad påverkanskommunikation, dvs. långsiktighet och planmässighet samt strävan efter att påverka beredning och beslutsfattande, är den inte lagstadgad påverkanskommunikation.

28. Om ett riksdagsutskott besöker ett annat land och ber ett företag om information om dess verksamhet i landet i fråga, ska kontakterna anmälas till öppenhetsregistret?

Svar på sådana förfrågningar behöver inte anmälas till öppenhetsregistret.Situationen är en annan om organisationen utnyttjar tillfället också för att påverka beredningen av och beslutsfattandet i ett visst ärende.

29. Måste svar på konsekvensbedömningar anmälas till öppenhetsregistret?

Nej, eftersom denna kontakt ordnas och dokumenteras av en myndighet.

30. Om försörjningsberedskapsfrågor diskuteras med ministeriernas tjänstemän, ska diskussionerna rapporteras till öppenhetsregistret eller är de sekretessbelagda?

I frågor som gäller försörjningsberedskapen iakttas lagen om öppenhetsregistret, dvs. verksamheten ska anmälas om man genom den strävar efter att påverka beredning och beslutsfattande. Lagen om öppenhetsregistret upphäver dock inte sekretessbestämmelser som rör försörjningsberedskapsfrågor, och den som utövar påverkanskommunikation och föremålet för påverkanskommunikation ska iaktta dem.

31. Ska man i registreringsanmälan uppge också organisationens medlemskap i utländska föreningar som bedriver påverkanskommunikation?

Ja, organisationens medlemskap i alla föreningar som bedriver påverkanskommunikation anmäls till registret. Sådana föreningar är i huvudsak olika föreningar som utför centraliserad intressebevakning och som ofta fungerar som s.k. takorganisationer. Information om medlemskap i sådana organisationer bidrar till att gestalta omfattningen av den påverkanskommunikation som bedrivs och de aktörer som har anknytning till den. 

32. Hur kan jag begära eller ta emot fullmakter för att uträtta ärenden i öppenhetsregistret för min organisations räkning?

Se vår anvisning om befullmäktigande: Användning av Suomi.fi-fullmakter i öppenhetsregistret.