Uusi ilmoituskausi on alkanut – aiheiden ilmoittaminen vaatii tarkkuutta

Toimintailmoituksella ilmoitetaan eduskuntaan tai ministeriöihin kohdistuneesta vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta aiheen perusteella eli ilmoituksella tulisi näkyä kaikki vaikuttamistoiminnan aiheet, jonka tiimoilta ilmoitusvelvollisella on ollut yhteydenpitoa raportointijaksolla.

Avoimuusrekisteri ei ole tapaamispäiväkirja, joten rekisteriin ei raportoida erikseen jokaista yhteydenottoa tai päivämäärää. Vaikka raportointijaksolla olisikin ollut useampi yhteydenotto samasta aiheesta, kyseistä aihetta ei tarvitse ilmoittaa kuin kerran. Aiheiden lukumäärä ei siis kerro, kuinka monta yhteydenottoa ilmoitusvelvollisella on ollut. Sen sijaan se kertoo, kuinka monesta eri aiheesta ilmoitusvelvollinen on raportointijaksolla pyrkinyt vaikuttamaan.

Aiheen voi ilmoittaa kahdella eri tavalla

Vaikuttamistoiminnan aihe tulee ilmoittaa mahdollisimman tarkasti. Tarkkuus voi olla esimerkiksi yksittäisen politiikka-, lainsäädäntö-, budjetti- tai kehittämistoimen tai hankkeen tasolla. Toimintailmoituksella aiheen voi ilmoittaa joko vapaamuotoisesti tai viittaamalla hankenumeroon.

Virallinen hanke

Jos vaikuttaminen on kohdistunut valtioneuvoston viralliseen hankkeeseen, voi aiheen ilmoittaa valitsemalla vaihtoehdon ”virallinen hanke”. Tällöin lomakkeelle avautuu ikkuna, josta voi hakea hankkeen tiedot syöttämällä virallisen hankenumeron. Kun hankkeen tiedot on haettu, lisätään ne ilmoitukselle vaikuttamistoiminnan aiheena.

Oma aihe

Organisaatio voi myös ilmoittaa itse määrittelemänsä aiheen valitsemalla vaihtoehdon ”oma aihe”. Aihe tulee ilmoittaa suomeksi tai ruotsiksi, ja aiheen kuvaukseen on käytettävä 50–600 merkkiä.

Aihe kertoo yleisölle mihin asioihin organisaatio on yhteydenpidossaan pyrkinyt vaikuttamaan. Siksi on tärkeää kuvailla aihetta siten, että ulkopuolinen voi ymmärtää, mistä aiheesta organisaatio on ollut yhteydessä päättäjään ja mitä tavoitteita se on pyrkinyt edistämään.

Hyvä aihe kuvailee selkeästi, millaista vaikuttamistoimintaa ilmoitusvelvollinen on harjoittanut, esimerkiksi:

” VTV:n valvontaoikeuksien laajentaminen vaalirahoituslaissa, jotta valvonnan toimintaedellytyksiä voidaan parantaa.”

Jos aiheen kuvauksena on pelkästään ”yhteydenpito ajankohtaisista asioista”, tämä ei riitä kertomaan, millaista vaikuttamistoimintaa ilmoitusvelvollinen on harjoittanut. Jos yhteydenotot ovat liittyneet ajankohtaisiin asioihin, tulisi aiheen kuvauksessa kertoa selkeästi ja avoimesti, mitkä asiat ovat organisaatiolle ajankohtaisia.

Aiheeseen lisätään kaikki kohteet ja yhteydenpitotavat

Jokaisen aiheen kohdalla ilmoitetaan ne vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin kyseisestä aiheesta on vaikutettu. Tässä yhteydessä tulee myös ilmoittaa pääasialliset yhteydenpitotavat, esimerkiksi ”puhelinsoitto”, jos aiheesta on keskusteltu kohteen kanssa puhelimen välityksellä.

Vaikuttamistoiminnan kohteita ei ilmoiteta aiheen kuvauksessa, vaan ne lisätään aiheelle erikseen VTV:n ylläpitämästä taulukosta, johon on koottuna kaikki avoimuusrekisterilain mukaiset vaikuttamistoiminnan kohteet.

Toimintailmoituksella tulisi erityisesti välttää mainitsemasta henkilötietoja kohteista, jotka eivät ole henkilön tarkkuudella ilmoitettavia. Tarkastusvirasto voi pyytää ilmoitusvelvollista poistamaan ylimääräiset henkilötiedot toimintailmoitukselta.

Tarkastusvirasto voi selvittää puutteellisia tai virheellisiä aiheita

Rekisteriviranomaisena valtiontalouden tarkastusvirasto valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista. Tässä tehtävässä se valvoo myös toimintailmoitusten tietojen oikeellisuutta ja selvittää toimintailmoituksiin liittyviä laiminlyöntiepäilyksiä.

Tarkastusvirasto voi olla yhteydessä ilmoitusvelvolliseen, mikäli se havaitsee aiheiden ilmoittamiseen liittyviä virheitä. Pienimuotoiset virheet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan ohjeistuksella ja neuvonnalla. Tarkastusvirasto voi myös lähettää ilmoitusvelvolliselle selvityspyynnön, jos se havaitsee toimintailmoituksessa liian puutteellisesti esitettyjä tietoja harjoitetusta vaikuttamistoiminnasta.

Mikäli tarvitset apua toimintailmoituksen tekemisessä, voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään avoimuusrekisteri@vtv.fi tai puhelimitse 09 4325888 (arkisin klo 10–14).