Är din organisation redo att rapportera om sin verksamhet till öppenhetsregistret?
Organisationer som bedriver påverkanskommunikation ska registrera sig i öppenhetsregistret före utgången av mars. Om allt inte är klart ännu – nu är det ett bra tillfälle att agera. Vi sammanställde en minneslista med anvisningar med hjälp av vilka din organisation kan fullgöra sina lagstadgade skyldigheter.
Ta reda på om din organisation ska använda öppenhetsregistret
Om din organisation regelbundet kontaktar riksdagen eller ministerierna för att påverka beredningen eller beslutsfattandet i ett ärende, ska din organisation sannolikt registrera sig i öppenhetsregistret.
Du kan kontrollera vilken typ av påverkanskommunikation som ska anmälas till registret och vem som ska göra anmälan om sin verksamhet till registret.
Kom överens om vem som använder öppenhetsregistret och reservera tid för att ansöka om fullmakter
Innan organisationen kan registrera sig i öppenhetsregistret ska man besluta vem som använder registret för organisationens räkning. Man måste också säkerställa att dessa personer har befogenheter, det vill säga fullmakt att representera organisationen.
Befullmäktigandet beror på organisationsformen och namnteckningsstadgan. I vissa situationer ansöker man om fullmakt hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, varvid det lönar sig att reservera minst en vecka för handläggningen av ansökan. Läs hur fullmakt ges i Suomi.fi-tjänsten.
Registrera din organisation i öppenhetsregistret
Organisationerna ska registrera sig i öppenhetsregistret senast 31.3.2024. Därefter ska varje ny påverkansaktör registrera sig senast den dag då påverkanskommunikationen eller rådgivningen inom påverkanskommunikationen inleds.
Registreringen görs i öppenhetsregistrets tjänsteportal. Du kan redan på förhand utan att logga in kontrollera vilka uppgifter som behövs för registreringen och hur registreringsblanketten ser ut. Läs också de detaljerade anvisningarna för registreringen.
Följ upp påverkanskommunikationen från och med 1.4
En anmälan om påverkanskommunikation till öppenhetsregistret görs för första gången i juli–augusti. Första gången görs anmälan undantagsvis endast för april–juni, dvs. organisationen ska följa upp sin påverkanskommunikation från och med 1.4.2024. I fortsättningen ska dock anmälan göras för hela föregående halvårsperiod.
Till öppenhetsregistret anmäls de ämnen kring vilka man bedrivit påverkanskommunikation, men inte datum för påverkanskommunikationen och inte hur många gånger den genomförts. Anteckna alltså alltid ämnet för påverkanskommunikationen så noggrant som möjligt i anmälan. Du kan redan på förhand se hur blanketten för verksamhetsanmälan ser ut.
Vissa möten med föremålen för påverkanskommunikation behöver inte rapporteras till öppenhetsregistret. Sådana undantag är till exempel deltagande i ett hörande eller i en officiell arbetsgrupp som ordnas av ett ministerium.
För en del av föremålen för påverkanskommunikation anges förutom organisation, avdelning och enhet även titel och namn. Dessa uppgifter kan hämtas direkt från verksamhetsanmälan. Du kan också ta del av Excel-tabellen där vi har samlat föremål för påverkanskommunikation.
Statens revisionsverk stöder i användningen av öppenhetsregistret
Statens revisionsverk erbjuder stöd för alla som använder öppenhetsregistret. På webben finns anvisningar och ett utbud av webbinarier och stödkliniker (på finska).
Under Frågor och svar kan du kontrollera om någon annan redan tidigare har funderat på samma frågor. Material från tidigare webbinarier finns också på webben (mer material finns på finska).
Du kan vända dig till öppenhetsregisterteamet per e-post på adressen avoimuusrekisteri@vtv.fi. Beställ också nyhetsbrevet om öppenhetsregistret som utkommer (på finska) fyra gånger om året och följ öppenhetsregistret (@avoimuusrekisteri) på Instagram, så får du information och påminnelser om öppenhetsregistret.