Anvisningarna för rapportering av påverkanskommunikation preciseras
Statens revisionsverk har preciserat rapporteringsanvisningarna för aktörer som bedriver småskalig påverkanskommunikation samt om de språk på vilka uppgifterna ska lämnas till öppenhetsregistret. Det finns också en Excel-mall för insamling av uppgifter om påverkanskommunikation.
I lagen om öppenhetsregistret fastställs en gräns, varvid påverkanskommunikationen räknas som småskalig. Småskalig påverkanskommunikation omfattar sammanlagt högst fem enskilda kontakter till ett eller flera föremål för påverkanskommunikation under ett kalenderår. En enskild kontakt kan tas emot av ett eller flera föremål för påverkanskommunikation.
Avsikten är att en aktör som bedriver permanent småskalig påverkanskommunikation inte ska omfattas av öppenhetsregistret på grund av verksamhetens ringa omfattning. Om omfattningen av påverkanskommunikationen däremot varierar mellan påverkanskommunikation som överskrider gränsen för småskalig verksamhet och småskalig påverkanskommunikation, ska aktören vara registrerad i öppenhetsregistret.
Alla ska göra en verksamhetsanmälan, men för småskalig verksamhet behövs ingen specifikation av ämnena
Alla registrerade ska göra en verksamhetsanmälan två gånger om året. Om påverkanskommunikationen har varit småskalig under rapporteringsperioden, är aktören inte skyldig att specificera ämnena för sin påverkanskommunikation i verksamhetsanmälan. Aktörer som bedriver påverkanskommunikation med varierande omfattning ska därför följa upp om gränsen för småskalighet överskrids eller inte.
Om gränsen för småskalighet inte överskrids under hela året behöver aktören inte specificera ämnena för året i fråga. Om gränsen överskrids vid någon tidpunkt under året ska ämnena för påverkanskommunikationen specificeras i följande verksamhetsanmälan, eftersom verksamheten inte längre är småskalig utan omfattas av anmälningsskyldigheten.
En aktör som är registrerad i öppenhetsregistret och som enligt sin bedömning endast bedriver småskalig påverkanskommunikation kan lämna öppenhetsregistret genom att fylla i en anmälan om utträde i tjänsteportalen. Skyldigheterna i fråga om öppenhetsregistret upphör när den registeransvarige har godkänt anmälan om utträde.
Anvisningarna på webbplatsen för öppenhetsregistret kommer att uppdateras så att de motsvarar dessa preciserade anvisningar.
Uppgifterna i öppenhetsregistret anmäls på finska eller svenska
Alla uppgifter ska i enlighet med språklagen (423/2003) anmälas på finska eller svenska till öppenhetsregistret. De som lämnat uppgifter på engelska eller något annat språk kommer att ombes att översätta uppgifterna till någotdera inhemska språket.
De som lämnat uppgifter på ett annat språk kan också på egen hand kontakta registeransvariga som öppnar verksamhetsanmälan för redigering. Ta kontakt via avoimuusrekisteri@vtv.fi. Uppgifterna i registreringsanmälan kan uppdateras fritt genom att logga in i tjänsteportalen.
Rapporteringsmall som stöd för insamling av uppgifter om påverkanskommunikation
För att underlätta insamlingen av de uppgifter som behövs för öppenhetsregistret tillhandahåller Statens revisionsverk en färdig Excel-mall som aktören kan använda för att samla in information om sin påverkanskommunikation. Mallen är ett hjälpmedel som används frivilligt för att samla in uppgifter i rätt format för öppenhetsregistret. Excel-filen kan inte matas in som sådan i systemet, utan ämnena ska överföras manuellt till öppenhetsregistret via tjänsteportalen medan anmälningsperioden är öppen.
På filens tabellflik finns anvisningar för ifyllande av rapporteringsmallen.