Ensimmäinen ilmoituskausi lähestyy loppua – eniten ovat mietityttäneet tapaamisten kirjaaminen sekä yhteydenottojen laskeminen

Suomen avoimuusrekisteri vastaanotti ensimmäiset toimintailmoitukset heti ensimmäisinä tunteina. Tahti on kiihtynyt loppua kohti – ja ilmoituskauden viimeisellä viikolla otetaankin loppukiri ilmoitusten toimittamisessa.

Ilmoitus tehdään avoimuusrekisterin asiointipalvelussa. Oman ilmoituksen voi tallentaa luonnoksena ennen julkaisua ja julkaistuakin ilmoitusta voi muokata omatoimisesti kauden ollessa auki. Toimintailmoitus pysyy järjestelmässä auki siihen asti, kunnes ilmoitus on julkaistu. Mikäli siis syystä tai toisesta organisaatio ei julkaise ilmoitustaan elokuun viimeiseen päivään mennessä, on ilmoitus täytettävissä asiointipalvelussa myös syyskuussa. Tarkastusvirasto tarkistaa, että kaikki rekisteröityneet ovat tehneet ilmoituksen.

Ilmoitus on tehtävä myös siinä tapauksessa, että toiminta on ollut pienimuotoista tai sitä ei ole ollut lainkaan.

Elokuun useimmin kysyttyjä kysymyksiä

Tiimi on vastaillut sekä puhelimitse että sähköpostilla saapuneisiin kysymyksiin. Olemme kasanneet Kysymyksiä ja vastauksia -palstaa, josta voi käydä tarkistamassa, löytyisikö omaan kysymykseen vastausta.

Alle olemme keränneet elokuussa eniten mietityttäneitä asioita, kurkkaa siis vastauksia vaikuttamisen kirjaamisesta avoimuusrekisterin ilmoituskauden loppukiriä varten!

Tapaamme päättäjän monta kertaa ja keskustelemme yhdestä vaikuttamisen aiheesta. Tuleeko jokainen tapaaminen raportoida erikseen?

Ei, avoimuusrekisteri ei ole tapaamispäiväkirja, eli rekisteriin ei raportoida erikseen jokaista yhteydenottoa ja sen päivämäärää.

Avoimuusrekisterissä ilmoittaminen tehdään aiheittain. Jokaisen aiheen kohdalla ilmoitatte ne vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin on vaikutettu kyseisestä aiheesta. Jos olette tavanneet päättäjän ja keskustelleet ainoastaan yhdestä aiheesta, riittää, että kyseinen aihe ilmoitetaan vain kerran. Vaikuttamisen aiheen tai kohteiden yhteydessä ei ilmoiteta, milloin ja montako kertaa kyseistä henkilöä on tavattu.

Tapaamme kansanedustajan ja käsittelemme tapaamisen aikana useampaa eri aihetta. Tuleeko tapaamisen aiheet raportoida yhtenä kokonaisuutena, vai ilmoitetaanko kaikki aiheet erikseen?

Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan kaikki aiheet, joista on vaikutettu. Kaikki kyseisen tapaamisen aiheet tulee ilmoittaa erikseen, ja kyseinen vaikuttamistoiminnan kohde lisätään jokaiselle aiheelle. Aiheiden yhteyteen ilmoitetaan myös muut vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin on vaikuttamistarkoituksessa oltu yhteydessä kyseisistä aiheista.

Mikä lasketaan yhdeksi yhteydenottokerraksi?

Yhdeksi yhteydenottokerraksi lasketaan esimerkiksi yksittäinen vaikuttamistoimintaan liittyvä puhelinkeskustelu, tapaaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen. Yksittäisellä yhteydenotolla voi olla vastaanottajana yksi tai useampi vaikuttamistoiminnan kohde.

Esimerkiksi yksittäinen sähköposti, jossa on vastaanottajana useampi vaikuttamiskohde, lasketaan yhdeksi yhteydenottokerraksi. Tapaaminen useamman vaikuttamisen kohteen kanssa lasketaan myös yhdeksi yhteydenottokerraksi, jos kaikki ovat paikalla ja mukana keskustelussa samaan aikaan.

Jos taas vaikuttamistarkoituksessa lähetetty sähköposti on lähetetty erikseen eri vastaanottajille, on kyse useasta yhteydenottokerrasta, vaikka jokainen lähetetty sähköposti olisi sisällöltään samanlainen tai kaikki sähköpostit olisi lähetetty saman päivän aikana.

Yhteydenottokertojen määrää lasketaan ainoastaan silloin, kun arvioidaan mikäli pienimuotoisen vaikuttamistoiminnan raja ylittyy. Jos yhteydenottoja on enemmän kuin viisi vuodessa, toimija on ilmoitusvelvollinen kaikesta vaikuttamistoiminnastaan. Tällöin avoimuusrekisterissä ei ilmoiteta jokaista yhteydenottoa, vaan ilmoittaminen tehdään aiheittain.

Osallistumme ministeriön koollekutsumaan pyöreän pöydän keskusteluun, tuleeko tästä ilmoittaa avoimuusrekisteriin?

Avoimuusrekisterilain (4 § 1 mom. kohta 4) mukaan osallistumista viranomaiseen asettamiin tai lakisääteisiin työryhmiin, neuvottelukuntiin, toimielimiin tai kuulemisiin, joihin osallistuminen dokumentoidaan, ei tarvitse ilmoittaa. Olennaista on siis se, onko pyöreän pöydän keskustelu dokumentoitu viranomaisen toimesta. Dokumentointiin ja erityisesti kuulemisten dokumentointiin kuuluu myös osallistuneiden henkilöiden ja toimijoiden dokumentointi. Ilman tätä pyöreän pöydän keskustelu tulee ilmoittaa avoimuusrekisteriin. Yleisesti pyöreän pöydän keskustelut vaikuttavat epävirallisilta tilaisuuksilta, jotka kuuluvat ilmoitusvelvollisuuden piiriin.

Lähetän kutsun tapaamiseen usealle vaikuttamistoiminnan kohteelle, mutta vain yksi osallistuu. Pitääkö ilmoituksessa eritellä kohteet, jotka eivät vastanneet viestiin tai osallistuneet tapaamiseen?

Kutsun lähettäminen vaikuttamistoiminnan kohteelle voi olla vaikuttamistoimintaa, jos esim. sähköpostilla lähetetyssä kutsussa pyritte jo viestin sisällöllä vaikuttamaan asian valmisteluun ja päätöksentekoon edistämällä tiettyä etua tai tavoitetta.

Siinä tapauksessa sen lähettämisestä tulee ilmoittaa kaikkien vaikuttamistoiminnan kohteiden osalta riippumatta siitä, osallistuvatko he tai saatteko heiltä vastauksia.