Perustiedot ajan tasalle avoimuusrekisterissä

Ajantasaisten yhteystietojen avulla rekisterinpitäjä saa tarvittaessa yhteyden ilmoitusvelvolliseen. Niitä käytetään rekisterin ylläpitoon liittyvään viestinvaihtoon sekä esimerkiksi kehotuskirjeiden ja selvityspyyntöjen toimittamiseen. Sähköpostiosoitteisiin toimitetaan myös kuittaukset ilmoitusten julkaisusta ja muutoksista sekä muistutukset ilmoituskauden avautumisesta ja sulkeutumisesta.

Perustiedot tulisi tarkistaa kerran ilmoituskaudessa

Valtaosa perustiedoista on julkisesti avoimuusrekisterissä näkyviä. Niiden ajantasaisuus on tärkeää, jotta yleisö voi yhdistää ilmoitetut tiedot oikeaan organisaatioon. Muuttuneista perustiedoista ilmoittaminen on myös avoimuusrekisterilaissa säädetty velvollisuus.

Osa rekisteröinti-ilmoituksen tiedoista, kuten toiminimi, haetaan rekisteröinti-ilmoitukselle suoraan Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Muutokset YTJ:ssä eivät kuitenkaan päivity automaattisesti avoimuusrekisteriin, vaan organisaation on aktivoitava YTJ-haku avaamalla rekisteröinti-ilmoituksensa muokattavaksi. Toiminimen vaihduttua nimi tulee päivittää erikseen, vaikka uusi toiminimi näkyisikin jo Suomi.fi-tunnistautumisen yhteydessä.

Hyvä käytäntö perustietojen ylläpitämiseen on käydä tarkistamassa ne vähintään jokaisen ilmoituskauden aikana. Perustiedot kannattaa tarkistaa ennen toimintailmoituksen tekoa, jotta toimintailmoituksellakin näkyy oikein päivitetyt organisaatiotiedot.

Näin päivität perustiedot

1. Kirjaudu avoimuusrekisterin asiointipalveluun.

2. Valitse vasemman sivun valikosta ”Perustiedot”.

3. Tarkista organisaation tiedot. Varmista, että yhteystiedot ovat ajan tasalla ja organisaationne voi tavoittaa niistä. Huolehdi, että postiosoite on ilmoitettu täydellisenä. Yhteystiedot eivät ole julkisia, vaan ne ovat rekisterinpitäjän käyttöön.

4. Paina ”Muokkaa tietoja”, jos huomaat päivitettävää. Kun rekisteröinti-ilmoitus avataan muokattavaksi, lomake hakee uusimmat tiedot YTJ:stä automaattisesti. Tee muut tarvittavat muutokset.

5. Paina ”Tallenna muutokset”.

Rekisterin käyttämiseen tarvitaan valtuudet

Jotta rekisterissä voi asioida, tulee sinne kirjautuvalla henkilöllä olla valtuudet edustaa kyseistä organisaatiota. Valtuuksien hallinnointi tapahtuu Suomi.fi-palvelussa. Tarkemman ohjeen valtuuksien antamisesta löydät täältä.

Valtuudet tai oikeus valtuuttaa muita kannattaa antaa riittävän monelle henkilölle, jotta ilmoitusvelvollisuus voidaan täyttää myös yksittäisen henkilön poissa ollessa. Valtuuksia tulee myös muistaa ylläpitää ja päivittää henkilö- tai organisaatiotason muutosten mukaan.

Etenkin muutostilanteissa on tärkeää, että tieto ja vastuu rekisterin käytöstä siirtyy eteenpäin, jotta organisaation lakisääteiset velvollisuudet tulevat hoidetuiksi. Sen vuoksi myös yhteystiedot tulee pitää ajan tasalla.