Avoimuusrekisteri otetaan käyttöön tammikuussa – näin valmistaudut
Uuden lain tuomaa hallinnollista taakkaa voi helpottaa valmistautumalla tehtäviin jo nyt.
Avoimuusrekisterilaki koskee oikeushenkilöitä sekä yksityisiä elinkeinonharjoittajia, joiden päätoimena on vaikuttamistoiminta tai sen neuvonta. Niiden on ilmoitettava toiminnastaan, jos:
toiminta kohdistuu eduskuntaan tai ministeriöön ja
toiminta on pitkäjänteistä ja suunnitelmallista.
Uusi laki tulee voimaan 1.1.2024. Ilmoitusvelvollisten on rekisteröidyttävä palveluun tammi–maaliskuun 2024 aikana. Maaliskuun jälkeen uusien toimijoiden on rekisteröidyttävä palveluun viimeistään silloin, kun ne aloittavat vaikuttamistoiminnan. Toimintailmoituksia vaikuttamistoiminnasta tehdään ensimmäisen kerran heinä–elokuussa 2024.
Uuden tehtävän hallinnollista taakkaa voi kuitenkin helpottaa valmistautumalla etukäteen tuleviin velvollisuuksiin. Jo nyt voi tarkistaa, että henkilöillä, jotka jatkossa käyttävät avoimuusrekisteriä organisaation nimissä, on valtuudet tähän tehtävään. Lisäksi organisaatioissa kannattaa suunnitella, miten tieto vaikuttamistoiminnasta kerätään ja siirretään avoimuusrekisteriin.
Suunnittele, miten tieto vaikuttamistyöstä kerätään
Organisaatioiden kannattaa etukäteen suunnitella, miten vaikuttamistoiminnasta kerätään tiedot sisäisiin järjestelmiin niin, että tiedot voi helposti siirtää avoimuusrekisteriin.
Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan ensimmäiseksi aiheet, joista organisaatio on ollut yhteydessä eduskuntaan tai ministeriöihin. Sen jälkeen kuhunkin aiheeseen liitetään tieto, keihin on oltu yhteydessä ja millä yhteydenpitotavoilla. Vaikuttamistoiminnan neuvonnan osalta rekisteriin ilmoitetaan myös asiakkaan tiedot.
Huolellinen suunnittelu on erityisen tärkeää, jos organisaatiossa tehdään paljon vaikuttamistyötä. Vaikuttamistyöstä ei ilmoiteta avoimuusrekisteriin juoksevasti tapaamispäiväkirjan tapaan, vaan siitä ilmoitetaan kahdesti vuodessa: heinä–elokuussa ja tammi–helmikuussa. Ilmoitukset koskevat aina edellisen vuosipuoliskon aikana tehtyä vaikuttamistyötä.
Anna valtuudet avoimuusrekisterin käyttäjille
Organisaation ilmoitukset avoimuusrekisteriin tekee luonnollinen henkilö organisaation nimissä.
Avoimuusrekisterin asiointipalveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistautumisen kautta henkilön pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Tämän jälkeen palvelu tarkistaa henkilön valtuudet ja tarjoaa listaa organisaatioista, joiden nimissä hänellä on oikeus asioida.
Organisaation toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, elinkeinonharjoittaja, yhdistyksen puheenjohtaja tai nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö saavat automaattisesti valtuudet käyttää avoimuusrekisteriä organisaation nimissä. Jos muiden henkilöiden on tarkoitus käyttää avoimuusrekisteriä organisaation nimissä, on heidät valtuutettava.
Valtuutus annetaan Suomi.fi-palvelun valtuuksien kautta. Organisaatiolle voi nimetä yhden tai useamman avoimuusrekisterin käytöstä vastuullisen henkilön. Valtuuksia kannattaa antaa etukäteen, jotta asiointi 1.1.2024 aukeavassa verkkopalvelussa kävisi mahdollisimman sujuvasti.
