Öppenhetsregistret tas i bruk i januari – så här förbereder du dig
Man kan underlätta den administrativa bördan som den nya lagen medför genom att förbereda sig för uppgifterna redan nu.
Lagen om öppenhetsregistret gäller juridiska personer samt enskilda näringsidkare som bedriver påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som heltidssysla. De ska anmäla sin verksamhet, om
verksamheten riktas mot riksdagen eller ett ministerium och
verksamheten är långsiktig och planmässig.
Den nya lagen träder i kraft den 1 januari 2024. De anmälningsskyldiga ska registrera sig i tjänsten i januari–mars 2024. Efter mars ska nya aktörer registrera sig i tjänsten senast när de inleder påverkanskommunikation. Verksamhetsanmälningar om påverkanskommunikation görs första gången i juli–augusti 2024.
Man kan underlätta den administrativa bördan som den nya uppgiften medför genom att förbereda sig på de kommande åtagandena på förhand. Redan nu kan man se till att personer som i fortsättningen kommer att använda öppenhetsregistret för organisationens räkning har behörighet för uppdraget. Dessutom är det klokt att planera hur informationen om påverkanskommunikation samlas in och förs in i öppenhetsregistret.
Planera hur informationen om påverkanskommunikation samlas in
Organisationerna gör klokt i att på förhand planera hur informationen om påverkanskommunikation samlas in i interna system så att den enkelt kan överföras till öppenhetsregistret.
Till öppenhetsregistret rapporteras först de ämnen som organisationen har kontaktat riksdagen eller ministerierna om. Därefter kompletteras varje ämne med information om vem man har kontaktat och på vilka sätt. När det gäller rådgivning inom påverkanskommunikation rapporteras också kundens uppgifter till registret.
Omsorgsfull planering är särskilt viktig om organisationen bedriver omfattande påverkanskommunikation. Påverkanskommunikationen anmäls inte löpande till öppenhetsregistret liksom en mötesdagbok, utan anmälan görs två gånger per år: i juli–augusti och januari–februari. Anmälningarna gäller alltid påverkanskommunikation som bedrivits under föregående halvår.
Ge fullmakt till dem som använder öppenhetsregistret
Organisationens anmälningar till öppenhetsregistret ska göras av en fysisk person i organisationens namn.
Man loggar in i tjänsteportalen för öppenhetsregistret via Suomi.fi-identifikation med personliga bankkoder eller personligt mobilcertifikat eller certifikatkort. Därefter kontrollerar tjänsten personens behörighet och visar en lista på organisationer i vilkas namn personen har rätt att uträtta ärenden.
Organisationens verkställande direktör, verkställande direktörens ställföreträdare, enskilda näringsidkare, ordförande eller personer med firmateckningsrätt får automatiskt befogenheter att använda öppenhetsregistret i organisationens namn. Om andra personer ska använda öppenhetsregistret för organisationens räkning ska de ges fullmakt.
Fullmakten ges via sidan för fullmakter i Suomi.fi-tjänsten. Organisationen kan utse en eller flera ansvariga för användningen av öppenhetsregistret. Det är klokt att ge fullmakt på förhand för att det ska gå så smidigt som möjligt att uträtta ärenden i webbtjänsten, som öppnas den 1 januari 2024.
