Kysymyksiä ja vastauksia

1. Onko avoimuusrekisteri tapaamispäiväkirja?

Ei, avoimuusrekisteri ei ole tapaamispäiväkirja, eli rekisteriin ei raportoida erikseen jokaista yhteydenottoa ja sen päivämäärää.

Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan eduskuntaan tai ministeriöön suuntautuneesta vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta aiheen perusteella. Tämä tarkoittaa, rekisteriin on ilmoitettava:

1. vaikuttamistoiminnan aiheet

2. henkilöt, joihin on ollut yhteydessä aiheiden vuoksi

3. yhteydenpidon tavat.

2. Voiko toimintailmoituksia tehdä avoimuusrekisteriin juoksevasti?

Ei, toimintailmoituksia ei voi tehdä juoksevasti eli sitä mukaa, kun yhteydenottoja tapahtuu.

Lain mukaan avoimuusrekisteriin ilmoitetaan eduskuntaan ja ministeriöihin kohdistuvasta vaikuttamistoiminnasta ja sen neuvonnasta kahdesti vuodessa. Tammi–kesäkuussa tapahtuneesta vaikuttamistoiminnasta raportoidaan rekisteriin heinä–elokuussa. Heinä–joulukuussa tapahtuneesta vaikuttamistoiminnasta raportoidaan rekisteriin tammi–helmikuussa.

3. Mitä pienimuotoinen vaikuttamistoiminta tarkoittaa?

Pienimuotoinen vaikuttamistoiminta on toimintaa, jossa yhteydenottojakertoja vaikuttamisen kohteisiin on kalenterivuoden aikana enintään viisi.

Yhdeksi yhteydenottokerraksi lasketaan esimerkiksi yksittäinen puhelinkeskustelu, tapaaminen tai sähköpostiviesti. Yksittäisellä yhteydenotolla voi olla useita eri vastaanottajia eri organisaatioista. Silti se lasketaan yhdeksi yhteydenotoksi.

Yhteydenottoihin ei kuitenkaan lasketa mukaan joukkoviestintää eli esimerkiksi laajalle vastaanottajajoukolle kohdistettuja uutis- tai asiakaskirjeitä, julkaisuja sosiaalisessa mediassa tai muuta vastaavaa viestintää.

4. Yritykseni harjoittaa pienimuotoista vaikuttamistoimintaa. Pitääkö yritykseni rekisteröityä?

Ei tarvitse, jos yrityksellä on kalenterivuoden aikana enintään viisi yksittäistä yhteydenottoa vaikuttamistoiminnan kohteisiin.

Jos taas viiden yhteydenottokerran raja ylittyy kalenterivuoden aikana, toimijan täytyy rekisteröityä avoimuusrekisteriin.

5. Miksi pienimuotoisen toiminnan raja on asetettu viiteen yhteydenottokertaan?

Viiden yhteydenottokerran raja antaa mahdollisuuden yksittäisiin yhteydenottokertoihin muutaman kuukauden välein tai tiiviimpään, useammasta yhteydenottokerrasta muodostuvaan kertaluonteiseen yhteydenpitoon.

Raja erottaa pienimuotoisen vaikuttamistoiminnan laajasta ja toistuvasta vaikuttamistoiminnasta, jota avoimuusrekisterin avulla seurataan. Pienimuotoinen vaikuttamistoiminta taas on rajattu lain ulkopuolelle, jotta satunnaisesta ja pienimuotoisesta vaikuttamistoiminnasta ei aiheudu organisaatioille kohtuutonta hallinnollista taakkaa.

Avoimuusrekisterin tarkoitus on tuoda esiin merkittävää ja ammattimaista vaikuttamistoimintaa kuten suurten yritysten, isojen kansalaisjärjestöjen, työmarkkinajärjestöjen ja muiden ammattimaista edunvalvontatyötä tekevien edunvalvontajärjestöjen vaikuttamistoimintaa.

6. Miten pienimuotoisesta toiminnasta raportoidaan avoimuusrekisteriin?

Pienimuotoista vaikuttamistoimintaa tekevän toimijan ei tarvitse rekisteröityä avoimuusrekisteriin.

Jos vaikuttamistoiminta on ollut pienimuotoista tammi–kesäkuussa, mutta pienimuotoisen vaikuttamistoiminnan raja (enintään viisi yhteydenottokertaa kalenterivuodessa) ylittyy heinä–joulukuussa, on toimijan kuitenkin rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin ja ilmoitettava seuraavan vuoden tammi–helmikuussa kaikesta edellisen kalenterivuoden vaikuttamistoiminnasta.

Organisaation vaikuttamistoiminnan laajuus voi vaihdella vuosittain.

Organisaatio on saattanut aiemmin rekisteröityä avoimuusrekisteriin ja ilmoittaa vaikuttamistoiminnastaan. Jonain vuonna vaikuttamistoiminta saattaa kuitenkin olla pienimuotoista eli yhteydenotot jäävät kalenterivuoden aikana enintään viiteen kertaan.

Jos organisaation vaikuttamistoiminta jää pysyvästi pienimuotoiseksi, on siitä ilmoitettava rekisterissä. Ilmoituksen siitä, että toiminta jää pysyvästi pienimuotoiseksi, voi tehdä vain, jos vaikuttamistoiminta on kuluvan vuoden aikana jäänyt pienimuotoiseksi.

Jos organisaation vaikuttamistoiminta loppuu kokonaan, on siitäkin ilmoitettava rekisterissä.

7. Pitääkö pienimuotoisesta vaikuttamistoiminnasta (enintään viisi yhteydenottoa kalenterivuoden aikana) ilmoittaa taloudelliset tiedot?

Pienimuotoista vaikuttamistoimintaa tekevän toimijan ei tarvitse rekisteröityä avoimuusrekisteriin eikä ilmoittaa taloudellisia tietoja vaikuttamistoiminnastaan.

Organisaation vaikuttamistoiminnan laajuus voi kuitenkin vaihdella vuosittain. Organisaatio on saattanut aiemmin rekisteröityä avoimuusrekisteriin ja ilmoittaa vaikuttamistoiminnastaan. Tällöin organisaation on edelleen ilmoitettava vaikuttamistoimintansa taloudelliset tiedot, vaikka vaikuttamistoiminta olisi jäänyt pienimuotoiseksi.

Ainoastaan jos vaikuttamistoimintaa tai sen neuvontaa ei ole lainkaan harjoitettu kalenterivuoden aikana, taloudellisia tietoja ei tarvitse enää toimittaa. Jos organisaatio lisäksi ilmoittaa vaikuttamistoiminnan loppuneen kokonaan tai jääneen pysyvästi pienimuotoiseksi, ei sen tarvitse enää ilmoittaa mitään tietoja rekisteriin.

Taloudelliset tiedot annetaan aina kokonaiselta kalenterivuodelta. Koska uudesta avoimuusrekisteristä saadaan ensimmäiset toimintailmoitukset vasta huhtikuusta 2024 alkaen, taloudellisista tiedoista on raportoitava ensimmäistä kertaa kesällä 2026.

8. Ovatko lakisääteistä valtionavustusta saavat järjestöt velvollisia ilmoittamaan toiminnastaan avoimuusrekisterissä?

Riippuu, tekevätkö ne eduskuntaan tai ministeriöihin kohdistuvaa, pitkäjänteistä ja suunnitelmallista vaikuttamistoimintaa tai sen neuvontaa, joka ei sisälly niiden lakisääteisiin tehtäviin. Valtion avustukset itsessään eivät vaikuta siihen, onko toiminnasta ilmoitettava avoimuusrekisteriin.

9. Kattavatko emoyhtiön rekisteröinti-ilmoitus ja toimintailmoitukset myös tytäryhtiöiden toiminnan?

Eivät kata. Jokaisella oikeushenkilöllä on itsenäiset velvollisuudet. Jokaisen tytäryhtiön on rekisteröidyttävä erikseen ja raportoitava yhtiökohtaisesti vaikuttamistoiminnastaan.

Jos olet epävarma, onko organisaatiosi velvollinen ilmoittamaan toiminnastaan avoimuusrekisteriin, voit olla yhteydessä Valtiontalouden tarkastusvirastoon.

10. Voiko liitto hoitaa ilmoitusvelvollisuutta jäsenyhdistystensä puolesta?

Liiton rekisteröinti-ilmoitus ja toimintailmoitukset eivät kata jäsenyhdistysten toimintaa. Jokaisella virallisella oikeushenkilöllä on itsenäiset oikeudet ja velvollisuudet. Jokainen jäsenyhdistys rekisteröityy erikseen ja raportoi yhdistyskohtaisesti vaikuttamistoiminnastaan.

Jos olet epävarma, onko organisaatiosi velvollinen ilmoittamaan toiminnastaan avoimuusrekisteriin, voit olla yhteydessä Valtiontalouden tarkastusvirastoon.

11. Ovatko korkeakoulut ilmoitusvelvollisia?

Korkeakoulut eivät ole velvollisia ilmoittamaan vaikuttamistoiminnastaan avoimuusrekisteriin silloin, kun ne hoitavat niille laissa määrättyjä tehtäviään. Jos korkeakoulu sen sijaan tai sen lisäksi harjoittaa sellaista vaikuttamistoimintaa tai vaikuttamistoiminnan neuvontaa, jota ei ole säädetty sen lakisääteiseksi tehtäväksi, on sen ilmoitettava toiminnasta avoimuusrekisterissä.

Sitä, kuuluuko jokin toiminta lakisääteisten tehtävien hoidon ulkopuolelle, tulee arvioida tilannekohtaisesti. Vaikka toimijalla siis olisi lakisääteisiä tehtäviä, on mahdollista, että sen silti pitää ilmoittaa muusta toiminnastaan avoimuusrekisteriin.

12. Onko kaupungin kokonaan tai osin omistama oikeushenkilö (esimerkiksi osakeyhtiö) ilmoitusvelvollinen?

Lähtökohtaisesti on. Laissa ei määritellä poikkeusta kaupunkien tai kuntien kokonaan tai osittain omistamien oikeushenkilöiden rekisteröitymis- ja ilmoitusvelvollisuuteen.

Asiaa on arvioitava tilannekohtaisesti, jos kaupunki tai kunta on perustanut oikeushenkilön (esimerkiksi osakeyhtiön) hoitamaan lakisääteistä tehtäväänsä. Lakisääteiset tehtävät eivät kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin.

Jos olet epävarma, onko organisaatiosi velvollinen ilmoittamaan toiminnastaan avoimuusrekisteriin, voit olla yhteydessä Valtiontalouden tarkastusvirastoon.

13. Otan yhteyttä kunta- ja/tai aluevaltuutettuna toimivaan henkilöön, joka on myös kansanedustaja. Syntyykö minulle ilmoitusvelvollisuus?

Riippuu siitä, minkä asian tiimoilta otat häneen yhteyttä. Kynnys tulkita kansanedustaja vaikuttamisen kohteeksi on matala. Saat tarvittaessa tapauskohtaista ohjeistusta Valtiontalouden tarkastusvirastolta.

14. Kuuluuko myyntityö tai tuotekehitys ilmoitusvelvollisuuden piiriin?

Kysymykseen ei ole yksiselitteistä vastausta.

Palvelujen tai tavaroiden myyminen tai tarjoaminen viranomaiselle luetaan tavanomaiseksi yhteydenpidoksi, josta ei synny ilmoitusvelvollisuutta. Samoin julkiseen hankintamenettelyyn osallistuminen ei kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin.

Lain mukaan vaikuttamistoiminnalla tarkoitetaan vaikuttamistoiminnan kohteeseen kohdistuvaa yhteydenpitoa, jolla pyritään vaikuttamaan asian valmisteluun ja päätöksentekoon edistämällä tiettyä etua tai tavoitetta. Käytännössä tällainen etu tai tavoite voi liittyä myös liiketaloudellisiin intresseihin, budjettitoimeen, hankintatoimeen tai muuhun vastaavaan toimintaan.

Talousarvioon ja määrärahojen käyttöön liittyvästä vaikuttamistoiminnasta tulee ilmoittaa avoimuusrekisteriin.

Saat tarvittaessa tapauskohtaista ohjeistusta Valtiontalouden tarkastusvirastolta.

15. Lähetämme kutsun yrityksemme juhlaan sähköpostitse laajalla jakelulla. Vastaanottajien joukossa on myös vaikuttamistoiminnan kohteita. Lasketaanko tämä vaikuttamistoiminnaksi?

Kutsun lähettäminen juhliin ei vielä ole vaikuttamistoimintaa.

Jos vaikuttamisen kohde osallistuu juhliin ja juhlien yhteydessä tapahtuu vaikuttamistoimintaa, on tästä yhteydenpidosta ilmoitettava avoimuusrekisteriin.

Jos tilaisuudessa tapahtuva keskustelu johtaa myöhemmin ilmoitusvelvollisen ja vaikuttamiskohteen välillä tiiviimpään vaikuttamistoiminnaksi katsottavaan yhteydenpitoon, on tuosta yhteydenpidosta ilmoitettava avoimuusrekisteriin.

16. Miten vaikuttamistoiminnan erottaa yksityishenkilön toiminnasta eri yhteyksissä kuten tapahtumissa, harrastuksissa tai illanvietoissa?

Lähtökohtaisesti toimijan on itse tunnistettava, milloin hän tekee vaikuttamistyötä ja milloin hän toimii yksityishenkilönä. Vaikuttamistyö on pitkäjänteistä ja suunnitelmallista ja tapahtuu oikeushenkilön tai yksityisen elinkeinonharjoittajan (toiminimen) nimissä. Yksityishenkilön toiminta ei kuulu avoimuusrekisterissä ilmoitettavaksi toiminnaksi.

Avoimuusrekisterissä ei ilmoiteta yksityisyydensuojan piiriin kuuluvia asioita. Niinpä keskustelut ja tutustuminen tilaisuuksissa, joita ei ole järjestetty tietyn tavoitteen tai edun ajamiseksi, eivät useimmiten ole ilmoitusvelvollisuuden piirissä.

Mikäli tilaisuudessa tapahtuva keskustelu kuitenkin johtaa ilmoitusvelvollisen ja vaikuttamiskohteen välillä tiiviimpään vaikuttamistoiminnaksi katsottavaan yhteydenpitoon, on tuosta yhteydenpidosta ilmoitettava avoimuusrekisteriin.

17. Kuuluvatko virka- ja työehtosopimusneuvottelujen osana tapahtuvat neuvotteluosapuolten väliset yhteydenotot ilmoitusvelvollisuuden piiriin?

Ei, virka- ja työehtosopimusneuvottelujen osana tapahtuvat neuvotteluosapuolten väliset yhteydenotot eivät kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin.

18. Onko vaikuttamistoimintaa tekevän henkilön työsuhteen muodolla merkitystä ilmoitusvelvollisuuden syntymisen suhteen?

Ei, vaikuttamistoimintaa tekevän henkilön työsuhteella tai työn luonteella ei ole vaikutusta ilmoitusvelvollisuuteen. Ilmoitusvelvollisuus syntyy, jos kyse on oikeushenkilön nimissä eduskuntaan tai ministeriöihin kohdistuvasta pitkäjänteisestä ja suunnitelmallisesta vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta.

19. Onko luottamustoimissa olevien henkilöiden toiminta ilmoitusvelvollisuuden piirissä? Entä vapaaehtoisten?

Kyllä, oikeushenkilöllä on ilmoitusvelvollisuus, jos sen luottamushenkilö tai vapaaehtoinen työntekijä tekee pitkäjänteistä ja suunnitelmallista vaikuttamistyötä tai sen neuvontaa eduskuntaan tai ministeriöihin.

Vapaaehtoistyö yksityishenkilönä sen sijaan ei kuulu avoimuusrekisterissä ilmoitettavaksi toiminnaksi.

20. Kattojärjestö neuvoo jäseniään vaikuttamistyössä. Kuuluuko tällainen neuvonta avoimuusrekisteriin?

Ei, kattojärjestön jäsenilleen tarjoama neuvonta ei kuulu avoimuusrekisteriin.

21. Ulkomainen yritys ottaa yhteyttä suomalaisiin virkamiehiin. Yhteydenottoja on yli viisi yhden kalenterivuoden aikana, mutta sen jälkeen ei enää yhtäkään. Miten toimitaan?

Avoimuusrekisterilaki koskee myös ulkomaalaisia oikeushenkilöitä, jos kyse on eduskuntaan tai ministeriöihin kohdistuvasta pitkäjänteisestä ja suunnitelmallisesta vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta.

Jos yhteydenottoja tapahtuu kalenterivuoden aikana yli viisi, on ulkomaisen yrityksen rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin ja ilmoitettava siellä toiminnastaan. Jos yhtiö sen jälkeen lopettaa pysyvästi vaikuttamistoiminnan Suomessa, myös ilmoitusvelvollisuus päättyy. Tällaisessa tapauksessa yhtiön täytyy tehdä rekisteriin ilmoitus toiminnan loppumisesta.

22. Teemme vaikuttamistarkoituksessa julkista sisältöä sosiaaliseen mediaan. Kuuluuko tällainen vaikuttaminen avoimuusrekisteriin?

Ei, kaikille suunnattu julkinen vaikuttamistyö sosiaalisessa mediassa ei kuulu avoimuusrekisteriin, ei silloinkaan, vaikka sosiaalisen median julkaisuihin olisi erikseen merkitty vaikuttamisen kohteita.

23. Jos vaikuttamistoiminnan neuvontaa tarjoava yritys tekee asiakasyritykselle vaikuttamissuunnitelman, jota asiakasyritys ei toteuta, niin mitä avoimuusrekisteriin ilmoitetaan ja kuka tekee ilmoituksen?

Vaikuttamissuunnitelman tekeminen on asiakkaan vaikuttamistoiminnan neuvontaa riippumatta siitä, toteutetaanko suunnitelma vai ei. Vaikuttamissuunnitelmasta ilmoittaa sen laatinut taho eli tässä vaikuttamistoiminnan neuvontaa tarjonnut yritys.

Neuvontaa tarjoavan toimijan on tunnistettava milloin kyse on vaikuttamistoiminnasta tai sen neuvonnasta, ja miten toiminta liittyy asiakkaan tavoittelemien asioiden ajamiseen yhteiskunnassa. Laki ei edellytä, että avoimuusrekisteriin ilmoitetaan vain vaikuttamistyöksi tai vaikuttamisen neuvonnaksi nimetyt palvelut, joita asiakas on tilannut. Tilattu palvelu voi olla myös esimerkiksi viestinnän ja markkinoinnin palvelua, sisäistä kehittämistä tai oikeudellista neuvontaa.

Vaikuttamissuunnitelman tilannut yritys puolestaan on velvollinen ilmoittamaan avoimuusrekisteriin kaikesta vaikuttamistoiminnasta, jota se itse harjoittaa.

24. Kuuluvatko esimerkiksi järjestöissä toimivat vapaaehtoiset ja luottamustehtävissä olevat henkilöt ilmoitusvelvollisuuden piiriin?

Organisaation on tunnistettava, milloin sen nimissä toimivat henkilöt tekevät avoimuusrekisterilain soveltamisalan mukaista vaikuttamistyötä. Vaikuttamistoiminta, jota luottamushenkilöt tekevät organisaation nimissä, kuuluu avoimuusrekisteriin.

Vapaaehtoisena toimiminen on useimmiten yksityishenkilön toimintaa eikä siten kuulu avoimuusrekisteriin. Vapaaehtoinenkin voi kuitenkin osallistua organisaation nimissä tehtävään suunnitelmalliseen vaikuttamistoimintaan, ja tällöin myös heidän harjoittamastaan vaikuttamistoiminnasta on ilmoitettava avoimuusrekisteriin.

25. Jos organisaatio esittelee toimintaansa tilaisuudessa, jossa vierailee myös vaikuttamisen kohteita, niin onko tilaisuudesta ilmoitettava avoimuusrekisteriin?

Pääsääntönä voidaan pitää, etteivät tällaiset tilaisuudet johda ilmoitusvelvollisuuteen. Tilanne on toinen, mikäli tilaisuuden tarkoituksena on vaikuttaa jonkin asian valmisteluun ja päätöksentekoon.

26. Jos eduskunta tai ministeriö järjestää tilaisuuden, jonne organisaatio kutsutaan esittelemään toimintaansa, niin onko organisaation ilmoitettava tilaisuudesta avoimuusrekisteriin?

Pelkkää toiminnan esittelyä ei avoimuusrekisterilaissa katsota vaikuttamistoiminnaksi. Tilanne on toinen, jos organisaatio käyttää tilaisuutta myös vaikuttaakseen jonkin asian valmisteluun ja päätöksentekoon.

27. Jos organisaatio esittelee toimintaansa yleisötilaisuudessa, esimerkiksi messupisteellä, ja kuulijaksi sattuu sattumanvarainen vaikuttamistoiminnan kohde, niin onko tapahtumasta ilmoitettava avoimuusrekisteriin?

Organisaation toiminnan esitteleminen ei itsestään ole laissa säädettyä vaikuttamistoimintaa.

Kuvattu tilanne voi sisältää vaikuttamista, mutta jos siitä puuttuu laissa säädetylle vaikuttamistoiminnalle kuuluvat olennaiset seikat eli pitkäjänteisyys ja suunnitelmallisuus sekä pyrkimys vaikuttaa asian valmisteluun ja päätöksentekoon, se ei ole laissa säädettyä vaikuttamistoimintaa.

28. Jos eduskunnan valiokunta vierailee toisessa maassa ja pyytää yritykseltä tietoa sen toiminnasta kyseisessä maassa, niin pitääkö yhteydenpidosta ilmoittaa avoimuusrekisteriin?

Tällaisiin tiedusteluihin vastaamisesta ei tarvitse ilmoittaa avoimuusrekisteriin. Tilanne on toinen, jos organisaatio käyttää tilaisuutta myös vaikuttaakseen jonkin asian valmisteluun ja päätöksentekoon.

29. Onko vaikutustenarviointiin vastaamisesta ilmoitettava avoimuusrekisteriin?

Ei, sillä tämä yhteydenpito järjestetään ja dokumentoidaan viranomaisen toimesta.

30. Jos ministeriöiden virkamiesten kanssa keskustellaan huoltovarmuusasioista, tuleeko keskusteluista raportoida avoimuusrekisteriin vai ovatko ne salassa pidettäviä asioita?

Huoltovarmuutta koskevissa asioissa noudatetaan avoimuusrekisterilakia eli toiminnasta on velvollisuus ilmoittaa, jos sillä pyritään vaikuttamaan valmisteluun ja päätöksentekoon. Avoimuusrekisterilaki ei kuitenkaan kumoa huoltovarmuusasioita koskevia salassapitosäännöksiä, joita vaikuttamistoiminnan harjoittajan ja kohteen on noudatettava.

31. Ilmoitetaanko rekisteröinti-ilmoitukseen myös organisaation jäsenyydet ulkomaisissa vaikuttamistoimintaa harjoittavissa yhdistyksissä?

Kyllä, rekisteriin ilmoitetaan organisaation jäsenyydet kaikissa vaikuttamistoimintaa harjoittavissa yhdistyksissä. Tällaisia yhdistyksiä ovat pääasiallisesti erilaiset keskitettyä edunvalvontatyötä tekevät yhdistykset, jotka toimivat usein niin sanottuina kattojärjestöinä. Tieto tällaisten järjestöjen jäsenyyksistä auttaa hahmottamaan harjoitetun vaikuttamistoiminnan laajuutta ja siihen liittyviä toimijoita. 

32. Miten voin pyytää tai vastaanottaa valtuuksia asioidakseni avoimuusrekisterissä organisaationi puolesta? Entä ketkä kaikki voivat tehdä ilmoituksia avoimuusrekisteriin organisaation puolesta?

Katso ohjeemme valtuuttamisesta: Suomi.fi-valtuuksien käyttö avoimuusrekisterissä.

Organisaatio voi valtuuttaa niin monta henkilöä avoimuusrekisterin käyttäjäksi kuin itse haluaa. Avoimuusrekisteriä voivat organisaation puolesta käyttää kaikki, jotka organisaatio on tähän valtuuttanut. Valtuuksia ei voi antaa avoimuusrekisterin verkkopalvelussa vaan valtuudet myönnetään Suomi.fi-palvelussa tai ne pyydetään hakemuksella DVV:n viranomaiselta.

33. Viestintätoimisto myy vaikuttamistoimintaan liittyviä konsultointipalveluja asiakkaalleen ja sopii asiakkaan puolesta eduskunnan ja ministeriöiden kanssa tapaamisia, joihin asiakas osallistuu. Keiden kaikkien on ilmoitettava toiminnastaan avoimuusrekisteriin?

Viestintätoimiston on ilmoitettava harjoittamastaan vaikuttamistoiminnan neuvonnasta. Tässä tapauksessa kyseessä on vaikuttaminen asiakkaan puolesta. Myös asiakas ilmoittaa tapaamisista toimintailmoituksellaan, jos se osallistuu tapaamisiin.

Jokainen oikeushenkilö on siis velvollinen ilmoittamaan omasta vaikuttamistoiminnastaan ja/tai vaikuttamistoiminnan neuvonnasta.

34. Viestintätoimiston asiakkaana on useasta yrityksestä koostuva verkosto. Viestintätoimisto antaa tälle verkostolle vaikuttamistoiminnan neuvontapalveluja. Miten viestintätoimisto ilmoittaa asiakkuudesta avoimuusrekisteriin?

Viestintätoimisto raportoi tarjoamastaan vaikuttamistoiminnan neuvonnasta aina avoimuusrekisteriin ja ilmoittaa siinä yhteydessä asiakkaansa. Jos verkosto on oikeushenkilö, viestintätoimisto ilmoittaa asiakkaakseen verkoston. Jos verkosto ei ole oikeushenkilö vaan esimerkiksi rekisteröimätön yhteenliittymä, viestintätoimisto ilmoittaa asiakkaikseen kaikki verkostoon kuuluvat yritykset.

35. Miten eri yritysten muodostama verkosto raportoi vaikuttamistoiminnastaan avoimuusrekisteriin?

Jos verkosto on oikeushenkilö, verkoston on rekisteröidyttävä avoimuusrekisteriin ja raportoitava vaikuttamistoiminnastaan. Tällöin verkostoon kuuluvien yritysten ei tarvitse erikseen raportoida verkoston harjoittamasta vaikuttamistoiminnasta. Yritykset ovat kuitenkin edelleen velvollisia raportoimaan itse muusta vaikuttamistoiminnastaan.

Jos taas verkosto ei ole oikeushenkilö kuten esimerkiksi rekisteröity yhdistys, raportointivelvollisuus on sen osana toimivilla oikeushenkilöillä. Tällöin verkostoon kuuluvien, vaikuttamistoimintaa harjoittavien yritysten tulee raportoida vaikuttamistoiminnasta osana omaa vaikuttamistoimintaansa. Jos yritys haluaa tuoda verkoston esiin avoimuusrekisterissä, voi verkoston nimen lisätä toimintailmoituksen aihekenttään.

36. Verkosto tai kattojärjestö järjestää vaikuttamistilaisuuden. Ovatko kaikki tilaisuuteen osallistuvat ilmoitusvelvollisia?

Tilaisuuden järjestäjän tulee raportoida tapahtumasta avoimuusrekisteriin. Osallistujien osalta raportointivelvollisuuden syntymiseen vaikuttaa se, harjoittavatko he tilaisuudessa vaikuttamistoimintaa.

Pelkkä tilaisuuteen osallistuminen ei ole vaikuttamistoimintaa eikä johda ilmoitusvelvollisuuteen. Jos toimija kuitenkin harjoittaa tilaisuudessa ministeriöihin tai eduskuntaan kohdistuvaa vaikuttamistoimintaa, kuuluu siitä ilmoittaa avoimuusrekisteriin.

37. Jos vaikuttamistoiminnan kohde, esimerkiksi kansanedustaja, on organisaatiomme hallituksen jäsen, niin kuuluvatko hallituksen kokoukset ja niihin liittyvät asiat ilmoitusvelvollisuuden piiriin?

Yhdistyksen hallituksen kokoukset ovat sisäistä toimintaa eivätkä kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin, vaikka jäseninä olisikin vaikuttamistoiminnan kohteita.

Kansanedustaja (tai muu vaikuttamistoiminnan kohde) toimii hallituksen jäsenenä ja vastaa yhdistyksen toiminnasta samalla tavalla kuin hallituksen muut jäsenet. Hallituksen jäsenenä kansanedustaja (tai muu avoimuusrekisterilain tarkoittama vaikuttamistoiminnan kohde) ei siis ole avoimuusrekisterilaissa tarkoitettu vaikuttamisen kohde.

38. Tarvitseeko vaikuttamistoiminnasta raportoida, jos on mukana politiikassa?

Keskeistä on tunnistaa, missä roolissa henkilö kulloinkin toimii eli toimiiko hän yksityishenkilönä vai organisaation edustajana.

Organisaation lukuun tapahtuvasta vaikuttamistoiminnasta on ilmoitettava avoimuusrekisteriin lain vaatimalla tavalla.

Yksityishenkilöiden poliittista toimintaa tai puolueen tai puolueen lähiyhteisön yhteydenpitoa vaikuttamistoiminnan kohteisiin ei ilmoiteta avoimuusrekisteriin. Politiikassa toimiminen ei silti poista ilmoitusvelvollisuutta, jos sama henkilö tekee vaikuttamistoimintaa jonkin organisaation edustajana.

39. Olen yhteydessä vaikuttamistoiminnan kohteeseen vaikuttamistarkoituksessa. Odotettavissa on, että toimintani jää kuitenkin pienimuotoiseksi (alle viisi yhteydenottokertaa kalenterivuodessa), mutta en voi olla varma siitä. Milloin minun pitää rekisteröityä?

Pienimuotoisen toimijan on seurattava vaikuttamistoimintaansa ja hakeuduttava rekisteriin, kun toiminta ei ole enää pienimuotoista.

Halutessaan pienimuotoinen toimija voi hakeutua rekisteriin, vaikka toiminta jäisi pienimuotoiseksi. Tällöin organisaatio on kuitenkin ilmoitusvelvollinen myös pienimuotoisesta vaikuttamistoiminnastaan.

40. Kuulumme edunvalvontajärjestöön. Olemmeko automaattisesti ilmoitusvelvollisia vai vain silloin jos, harjoitamme vaikuttamistoimintaa?

Organisaation on raportoitava avoimuusrekisteriin, jos se harjoittaa vaikuttamistoimintaa eli pitää yhteyttä ministeriöön tai eduskuntaan ja pyrkii siten vaikuttamaan jonkin asian valmisteluun tai päätöksentekoon.

Jäsenyys edunvalvontaorganisaatiossa ei johda ilmoitusvelvollisuuteen, jos organisaatio itse ei pidä yhteyttä päätöksentekijöihin eli ei itse harjoita vaikuttamistoimintaa.

41. Jos lobbaan Suomen pysyvää EU-edustustoa jossain maassa, ilmoitanko siitä avoimuusrekisteriin?

Edustustojen lobbausta ei ilmoiteta avoimuusrekisteriin.

42. Jotta voimme raportoida vaikuttamistoiminnastamme avoimuusrekisteriin, meidän tulee ylläpitää omaa sisäistä henkilörekisteriä. Saako VTV:ltä ohjeita henkilörekisterin pitämiseen?

Henkilörekisterin ylläpitämisen ja tietosuojan osalta ohjeita antaa tietosuojavaltuutetun toimisto.

43. Osallistumme ministeriön koollekutsumaan pyöreän pöydän keskusteluun, tuleeko tästä ilmoittaa avoimuusrekisteriin?

Avoimuusrekisterilain (4 § 1 mom. kohta 4) mukaan osallistumista viranomaisen asettamiin tai lakisääteisiin työryhmiin, neuvottelukuntiin, toimielimiin tai kuulemisiin, joihin osallistuminen dokumentoidaan, ei tarvitse ilmoittaa. Olennaista on siis se, onko pyöreän pöydän keskustelu dokumentoitu viranomaisen toimesta. Dokumentointiin ja erityisesti kuulemisten dokumentointiin kuuluu myös osallistuneiden henkilöiden ja toimijoiden dokumentointi. Ilman tätä pyöreän pöydän keskustelu tulee ilmoittaa avoimuusrekisteriin. Yleisesti pyöreän pöydän keskustelut vaikuttavat epävirallisilta tilaisuuksilta, jotka kuuluvat ilmoitusvelvollisuuden piiriin.

44. Tapaamme päättäjän monta kertaa ja keskustelemme yhdestä vaikuttamisen aiheesta. Tuleeko jokainen tapaaminen raportoida erikseen?

Ei, avoimuusrekisteri ei ole tapaamispäiväkirja, eli rekisteriin ei raportoida erikseen jokaista yhteydenottoa ja sen päivämäärää.

Avoimuusrekisterissä ilmoittaminen tehdään aiheittain. Jokaisen aiheen kohdalla ilmoitatte ne vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin on vaikutettu kyseisestä aiheesta. Jos olette tavanneet päättäjän ja keskustelleet ainoastaan yhdestä aiheesta, riittää, että kyseinen aihe ilmoitetaan vain kerran. Vaikuttamisen aiheen tai kohteiden yhteydessä ei ilmoiteta, milloin ja montako kertaa kyseistä henkilöä on tavattu.

45. Tapaamme kansanedustajan ja käsittelemme tapaamisen aikana useampaa eri aihetta. Tuleeko tapaamisen aiheet raportoida yhtenä kokonaisuutena, vai ilmoitetaanko kaikki aiheet erikseen?

Avoimuusrekisteriin ilmoitetaan kaikki aiheet, joista on vaikutettu. Kaikki kyseisen tapaamisen aiheet tulee ilmoittaa erikseen, ja kyseinen vaikuttamistoiminnan kohde lisätään jokaiselle aiheelle. Aiheiden yhteyteen ilmoitetaan myös muut vaikuttamistoiminnan kohteet, joihin on vaikuttamistarkoituksessa oltu yhteydessä kyseisistä aiheista.

46. Mikä lasketaan yhdeksi yhteydenottokerraksi?

Yhdeksi yhteydenottokerraksi lasketaan esimerkiksi yksittäinen vaikuttamistoimintaan liittyvä puhelinkeskustelu, tapaaminen tai sähköpostiviestin lähettäminen. Yksittäisellä yhteydenotolla voi olla vastaanottajana yksi tai useampi vaikuttamistoiminnan kohde.

Esimerkiksi yksittäinen sähköposti, jossa on vastaanottajana useampi vaikuttamiskohde, lasketaan yhdeksi yhteydenottokerraksi. Tapaaminen useamman vaikuttamisen kohteen kanssa lasketaan myös yhdeksi yhteydenottokerraksi, jos kaikki ovat paikalla ja mukana keskustelussa samaan aikaan.

Jos taas vaikuttamistarkoituksessa lähetetty sähköposti on lähetetty erikseen eri vastaanottajille, on kyse useasta yhteydenottokerrasta, vaikka jokainen lähetetty sähköposti olisi sisällöltään samanlainen tai kaikki sähköpostit olisi lähetetty saman päivän aikana.

Yhteydenottokertojen määrää lasketaan ainoastaan silloin, kun arvioidaan mikäli pienimuotoisen vaikuttamistoiminnan raja ylittyy. Jos yhteydenottoja on enemmän kuin viisi vuodessa, toimija on ilmoitusvelvollinen kaikesta vaikuttamistoiminnastaan. Tällöin avoimuusrekisterissä ei ilmoiteta jokaista yhteydenottoa, vaan ilmoittaminen tehdään aiheittain.

47. Lähetän kutsun tapaamiseen usealle vaikuttamistoiminnan kohteelle, mutta vain yksi osallistuu. Pitääkö ilmoituksessa eritellä kohteet, jotka eivät vastanneet viestiin tai osallistuneet tapaamiseen?

Kutsun lähettäminen vaikuttamistoiminnan kohteelle voi olla vaikuttamistoimintaa, jos esim. sähköpostilla lähetetyssä kutsussa pyritte jo viestin sisällöllä vaikuttamaan asian valmisteluun ja päätöksentekoon edistämällä tiettyä etua tai tavoitetta.

Siinä tapauksessa sen lähettämisestä tulee ilmoittaa kaikkien vaikuttamistoiminnan kohteiden osalta riippumatta siitä, osallistuvatko he tai saatteko heiltä vastauksia.

48. Pitääkö tehdä toimintailmoitus, jos vaikuttamistoiminta on jäänyt pienimuotoiseksi tai jos sitä ei ole ollut lainkaan?

Kyllä, kaikkien rekisteröityneiden toimijoiden on tehtävä toimintailmoitus puolen vuoden välein. Jos organisaationne vaikuttamistoiminta on ollut alkuvuodesta pienimuotoista, riittää, että heinä–elokuun toimintailmoituksessa merkitään vaikuttamistoiminnan laajuudeksi ”Enintään 5 yhteydenottoa”. Jos vaikuttamistoimintaa ei ole harjoitettu lainkaan, merkitään vaikuttamistoiminnan laajuudeksi ”Ei lainkaan yhteydenottoja”.

Koko kalenterivuoden vaikuttamistoiminnasta on kuitenkin aina ilmoitettava seuraavan vuoden tammi–helmikuun toimintailmoituksessa.

Jos arvioitte vaikuttamistoimintanne pysyvän pienimuotoisena jatkossakin, voitte tehdä poistumisilmoituksen.